Afin de pouvoir se concentrer au cœur de ses consultations, un professionnel de santé a besoin de compter sur une bonne secrétaire médicale. Une personne habile, réactive et totalement disponible pour accueillir les patients et répondre parfaitement à leurs attentes. Mais dans la plupart du temps, les praticiens ont beaucoup du mal à atteindre ces objectifs. Ils se plaignent souvent de la mauvaise gestion des appels téléphoniques et notamment de l’agenda qui affecte directement leur travail. Ainsi, le choix de confier sa ligne téléphonique à une entreprise de télésecrétariat médical devient une stratégie gagnante. Ces praticiens peuvent ainsi gagner en flexibilité, en temps précieux, en argent et booster l’image de leur cabinet. Voilà donc les cinq bonnes raisons d’avoir un cabinet géré à distance par une télésecrétaire médicale.
Le secrétariat externalisé, une solution phare pour les médecins !
L’accueil téléphonique externalisé est adopté par un grand nombre de professionnels de la santé. Ils y trouvent la solution idéale pour mettre fin à leurs problèmes de mauvaise organisation du travail au quotidien. Entre réception d’appels, gestion des RDV, traitement des urgences et les services d’information, les assistantes médicales sont toujours débordées. Cela influence négativement la qualité des prestations fournies et la relation téléphonique avec les patients. De plus, l’inefficacité dans la gestion du cabinet impacte directement le travail du praticien. Ce dernier ne peut plus gérer convenablement ses consultations, visites à domicile, rencontres avec les délégués et communications avec les confrères. Or, le rôle principal d’une secrétaire est de faciliter la vie professionnelle au médecin. Pour cela, la meilleure alternative est de tourner vers l’externalisation en tant que garantie directe de la qualité de votre permanence téléphonique.
Un gain de flexibilité et de performance :
Vous ne pouvez pas réussir votre réception d’appels si vous ne faites pas preuve de grande disponibilité dans l’accueil de vos patients. En tant que professionnel de la santé, vous devez garantir la joignabilité totale de votre ligne et la facilité d’appeler votre secrétaire par téléphone. C’est uniquement ainsi que vos patients puissent se renseigner, prendre des RDV, suivre leurs comptes redus, obtenir des ordonnances et certificats… Flexibilité et performance s’imposent alors pour répondre à ces attentes, et c’est justement ce que vous assure le secrétariat à distance. Vous collaborez avec une assistante spécialisée dans le domaine médicale qui agit conformément à vos consignes et directives. Dotée du bon sens du relationnel et de l’empathie, elle saura écouter vos patients et gérer courtoisement les demandes urgentes ou moins prioritaires. Et ce, sur une plage horaire de votre choix, soit à mi-temps, soit à temps complet ou dans les heures de pic.
Un partenaire aguerri pour vos patients :
Tout médecin a besoin de donner une image positive et professionnelle de son cabinet médical. En choisissant le partenaire idéal pour gérer votre standard, vous parvenez à établir une communication optimale avec vos patients. La prise en charge de vos appels entrants sera faite selon les règles de l’art, en évitant les longues mises en attentes et les lents décrochés. La disponibilité d’une secrétaire aguerri pour vos patients qui saura recevoir professionnellement leurs appels contribue à l’amélioration de votre image. Ensuite, la qualité de cet accueil aura un impact notable sur la satisfaction totale de votre patientèle. Et ce, grâce au savoir-faire et à la courtoisie de votre secrétaire virtuelle.
Une alternative simple et économique :
La gestion de votre ligne par une société de permanence téléphonique externalisée est une solution très simple. Elle ne vous oblige à aucun engagement dans la durée. Vous pouvez déléguer votre télésecrétariat pour quelques semaines, un mois ou même pour toute l’année. Votre partenaire dédié peut également couvrir vos appels entrants pendant les congés annuels, l’absence de votre assistante interne et pendant les débordements. Le plus intéressant est que vos patients continuent à vous appeler sur votre numéro habituel. Vous transférez simplement votre ligne téléphonique à la permanence sans avoir besoin de changer de numéro personnel. Coté financier, vous allez vous déchargez du salaire fixe que vous avez l’habitude de verser à votre secrétaire interne. De même, pour les contrats formels et charges sociales qui en résultent. Vous payez désormais le coût réel des appels décrochés et traités au sein de votre secrétariat médical externe.
Une gestion d’agenda plus efficace :
L’accès à votre calendrier partagé en ligne vous facilite beaucoup la communication avec votre secrétaire à distance. Celle-ci pourra même coopérer parfaitement avec votre assistante interne si vous choisissez de la garder pour l’accueil physique des patients. Avec des fonctionnalités innovantes, vous n’aurez aucune contrainte de présence devant votre PC pour suivre vos RDV. Il suffit d’avoir une connexion Internet afin d’accéder à votre planning via votre tablette ou Smartphone. Ceci s’avère vraiment efficace pendant vos déplacements à domicile, les heures de poses déjeuners, les séminaires médicaux et autres. Plus besoin d’appeler votre secrétaire par téléphone et de surcharger davantage votre ligne. De plus, vous pouvez recevoir des messages en temps réel depuis le secrétariat pour différents motifs. Ainsi, vous ne serez plus importuné pendant vos consultations, juste pour recevoir une information ou pour répondre à une question d’urgence !
Une meilleure relation-patients :
La nouvelle génération de médecins mise beaucoup sur la qualité de leur relation avec les patients. Au téléphone ou en face à face, ils s’engagent à leur assurer les meilleurs services de prise en charge. Or, l’accueil téléphonique, quoique très important dans ce parcours de soin, demeure une fonction chronophage qui domine le planning du cabinet médical. Donc, l’externalisation des appels médicaux permet aux professionnels de santé d’atteindre deux objectifs en même temps. Booster la qualité de leurs prises d’appels et libérer leur assistante interne d’une tâche lourde et difficile à gérer. Celle-ci aura plus de temps pour bien accueillir les patients au cabinet, organiser les dossiers, rédiger les comptes redus et assister le praticien. Cette stratégie dans la répartition du travail ne pourra qu’assurer une meilleure relation-patients en toutes circonstances.