Comment élargir les horaires de votre accueil téléphonique ?

Avez-vous déjà pensé à recevoir les appels de vos clients sans interruption, même en dehors de vos horaires de travail classiques ? En effet, si vous souhaitez vous distinguer de vos concurrents, il ne faut pas laisser un seul coup de fil sans réponse. Chaque appel présente un potentiel à exploiter pour votre entreprise, bureau, cabinet médical ou juridique. Pour cela, l’externalisation de votre permanence téléphonique est nécessaire pour jouir d’un accueil adapté au-delà de vos heures ouvrables. Aussi, en cas d’absence de votre secrétaire interne, lorsqu’elle est débordée et ne peut pas décrocher dans l’immédiat, pendant les weekends, etc. Offrez-vous donc cette opportunité d’être joignable en continu. Vous optimisez ainsi la gestion de votre standard et la qualité de votre relation clients.

Pourquoi externaliser votre permanence téléphonique ?

Pour profiter d’une réception d’appels 24 h/24 et 7 j/7, vous devez recourir à une entreprise spécialisée dans la permanence téléphonique. Experte dans le domaine, elle mettra à votre disposition une secrétaire à distance qui gère votre standard d’une manière plus efficace. Et ce, en fonction de vos consignes ainsi que les plages horaires que vous choisissez pour votre permanence. Peu importe le flux d’appels à traiter au quotidien, vous serez rassuré de la joignabilité de votre ligne. De même, pour la disponibilité de votre télésecrétaire qui répondra parfaitement aux attentes de vos clients tout au long de la journée.

Par cette option, vous optimisez les services de votre accueil téléphonique et les informations données aux appelants sur votre activité. Cela inclut aussi la prise de messages et le transfert des appels prioritaires en cas de besoin. Votre secrétaire virtuelle saura également gérer votre agenda même lorsque vous êtes absent, en séminaire ou en réunion.

Retrouvez la disponibilité de votre ligne :

La réception des appels simultanés et la gestion du débordement téléphonique peuvent se transformer en véritable cauchemar dans une entreprise. De même, dans un cabinet médical ou juridique, puisque le téléphone est un outil indispensable pour la prise de RDV. Par ailleurs, des solutions pratiques sont possibles pour gérer votre standard sans risquer de faire fuir votre clientèle vers la concurrence. En effet, par la nature de votre travail, vos appelants peuvent se plaindre de l’encombrement de votre ligne et des longues mises en attentes.  Ils peuvent ne pas pouvoir vous joindre pendant votre congé annuel, fermeture hivernale et les journées de vacances. La non-disponibilité de votre ligne téléphonique les oblige souvent à partir chez vos concurrents pour jouir d’une réponse plus rapide. La solution est donc dans l’externalisation de votre standard afin d’élargir vos horaires de réception d’appels entrants.

Votre permanence téléphonique pendant les absences :

La plupart de chefs d’entreprises, avocats, médecins, artisans et travailleurs indépendants se permettent quelques jours de congé annuels. Et pourtant, ils ne doivent pas laisser leur ligne téléphonique injoignable, car les client/patients ne peuvent pas ainsi les contacter. Ces derniers seront mieux satisfaits lorsqu’ils appellent pendant les fermetures et trouvent un interlocuteur au bout du fil. Cela inclut aussi les jours fériés, les week-ends, l’absence du personnel dédié à l’accueil téléphonique, les déplacements et visites à domicile.

Pour cela, nous vous conseillons vivement d’élargir vos horaires de permanence téléphonique. Le principe est simple, vous comptez sur une secrétaire à distance qui travaille sur un horaire plus large que d’ordinaire. Elle vous assure une réception d’appels rapide et personnalisée pendant les fermetures. Elle découvre les besoins de vos appelants et les renseigne sur les horaires de votre entreprise ou cabinet. En cas de besoin, elle assura la prise de message et de RDV et vous en informe selon vos habitudes de travail.

Comment trouver le bon prestataire ?

Pour réussir l’externalisation de votre standard téléphonique, il faut bien choisir votre prestataire de services. Vous devez collaborer avec un call center spécialisé dans la réception d’appels et la gestion de la relation client. Avec lui, vous serez rassuré de déléguer votre permanence à une secrétaire virtuelle ayant l’expérience et le savoir-faire requis pour ne pas manquer aucun appel. Elle prendra entièrement en charge les tâches de votre secrétaire interne et peut synchroniser avec elle pour une meilleure gestion d’agenda. Il suffit alors de lui communiquer vos instructions et consignes qui vont la guider dans son travail. Ensuite, vous aurez la liberté totale de choisir vos horaires d’accueil téléphonique selon le flux d’appels que vous gérez au quotidien.

De plus, vous pouvez opter pour l’externalisation permanente ou occasionnelle pendant une durée bien déterminée. La période des vacances, d’un voyage programmé, d’un séminaire à l’étranger par exemple… Ainsi, vous aurez l’assurance de ne jamais perdre un appelant et de booster votre portefeuille clients.