La bonne gestion d’agenda est le cœur du métier d’une secrétaire médicale. Les patients appellent tous les jours afin d’obtenir des rendez-vous, annuler ou reporter l’heure et date de leur rencontre avec le médecin. Ils doivent toujours trouver un interlocuteur bien accueillant au bout du fil pour répondre à leurs attentes en fonction des disponibilités. Ceci est justement la fonction principale de la secrétaire. Celle-ci doit avoir le sens de l’organisation pour planifier ces RDV et mettre de l’ordre à son travail et à la vie professionnelle du praticien. Or, ceci n‘est pas toujours donné, notamment avec ses autres tâches administratives. Pour cela, il existe des solutions intelligentes et pratiques pour faciliter la gestion des RDV en secrétariat médical : l’agenda partagé !
Qu’est ce qu’un agenda partagé en ligne ?
Comme son nom l’indique, il s’agit d’un agenda partagé entre le médecin, sa secrétaire et ses patients qui peuvent en avoir accès en ligne. Cette accessibilité multiple permet une meilleure communication et synchronisation du planning selon les demandes des patients. Mais aussi, les disponibilités du praticien. Ce dernier n’a plus besoin d’appeler son assistante afin de savoir à quand le prochain rendez-vous, il peut consulter son agenda de n’importe quel endroit. Ensuite, il aura une vue d’ensemble sur l’organisation de sa journée et la répartition de ses créneaux sur le jour ou la semaine. Ainsi, il n’est plus nécessaire de fouiller dans les pages de son calendrier papier. Avec un agenda digitalisé, il trouvera ce qu’il cherche en un seul clic. Le médecin est toujours assuré de consulter la version mise à jour par sa secrétaire à chaque fois qu’elle ajoute, reporte ou annule un RDV.
Comment cela facilite-t-il la communication avec la secrétaire ?
Consultée par le médecin depuis son Smartphone ou tablette, un agenda partagé dépasse la contrainte de présence en cabinet. Cela lui permet de savoir l’heure de son prochain rendez-vous pendant une consultation à domicile, un séminaire ou en pause déjeuner. Et ce, sans devoir appeler sa secrétaire et interrompre le déroulement de ses tâches d’accueil téléphonique. Encore plus pratique dans le cas d’externalisation du secrétariat médical, cet agenda facilite la synchronisation entre la secrétaire virtuelle et l’assistante en cabinet. Chaque modification faite par l’une peut être consultée en temps réel par l’autre. N’oublions pas aussi la fonction de messagerie interne qui évite les imprévus des moyens de communication classique. Dès que vous voulez transmettre une consigne à votre secrétaire, il suffit de lui envoyer un message qu’elle reçoit immédiatement. Ceci est aussi important lorsque vous êtes en pleine consultation et que votre assistante veut vous passer une information.
Un outil puissant et toujours disponible :
La disponibilité est la bête noire du secrétariat médical ! Une assistante en cabinet est souvent débordée par mille et une tâches, dont la prise des rendez-vous. Pour cela, elle ne trouve pas le temps nécessaire pour tout gérer avec le plus grand professionnalisme et surtout la bonne humeur ! En particulier, pendant les débordements téléphoniques lorsque les patients appellent tous en même temps pour obtenir des RDV. Ne parlons pas des situations urgentes lorsqu’elle doit leur apporter des réponses rapides et efficaces. La solution est donc dans le recours au calendrier médical partagé. Un moyen accessible en ligne qui permet aux patients de trouver les créneaux laissés à leur disposition pour qu’ils se fixent des rendez-vous.
Il suffit d’avoir un ordinateur, une tablette ou un Smartphone pour y accéder, juste l’appareil doit être connecté à Internet. Voilà donc un outil de communication toujours disponible qui optimise la réactivité du professionnel de la santé.
Les avantages de l’agenda partagé pour le secrétariat médical :
Grâce à ce calendrier collaboratif en ligne, un médecin est capable de booster la qualité de sa relation avec les patients. En appelant pour fixer un RDV, ces derniers ne vont pas trop attendre pour que la secrétaire tourne les pages d’un agenda papier et découvre les disponibilités. En un seul clic, elle aura une vue globale sur les créneaux de la journée, de la semaine et du mois. Ainsi, elle répondra d’une manière plus rapide aux attentes des appelants qui seront plus satisfaits par cette réactivité. De plus, l’agenda intègre plusieurs fonctions qui facilitent et améliorent le travail du secrétariat médical comme :
- La prise et le report des rendez-vous.
- La mise en place des informations et données personnelles des patients.
- L’envoie et la réception de messages en temps réel.
- La traçabilité des actions faites par l’assistante médicale ou la secrétaire à distance.
- L’organisation des créneaux de la journée ou de la semaine en fonction des consignes du médecin. Une trame à modifier à tout moment selon les préférences de celui-ci.