Pendant les vacances de Noël, les congés annuels et les fermetures hivernales, comment gérez-vous la réception de vos appels ? En effet, ces moments de repos ne peuvent pas être un bon prétexte pour négliger votre relation clients. Si votre entreprise ferme, vous devez continuer à répondre à toutes les demandes, même à l’absence de votre personnel ! Les solutions pratiques existent, car, vous pouvez simplement compter sur la permanence téléphonique temporaire. C’est-à-dire, vous vous assurez des prises d’appels conformes à vos exigences alors que vous partez en vacances. L’externalisation de votre standard est une excellente alternative pour prendre la relève de votre assistante de bureau à court terme…
Pourquoi faut-il déléguer votre télésecrétariat pendant les congés ?
Confier votre standard pour un prestataire externe est une solution intéressante pour gérer les absences en toute tranquillité. Ne vous privez pas des séjours de fin d’année et ne laissez pas non plus vos clients sans accueil téléphonique. Car, cela pourra impacter négativement votre relation avec eux et réduire leur taux de satisfaction. Donc, garantir la qualité de votre secrétariat est aussi important pendant les périodes de fermeture. Cela vous permet de profiter de votre repos tout en garantissant la joignabilité de votre entreprise. Ainsi, vos clients vont se sentir écoutés et bien renseignés. En pratique, c’est la société de télésecrétariat qui va seconder votre standardiste interne lorsque votre personnel est absent. Elle vous garantira un traitement rapide de toutes les demandes. Ensuite, elle vous permettra de garder l’œil sur le rythme de vos appels entrants.
Le secrétariat occasionnel pour la continuité de votre activité :
Que cela soit d’une manière permanente ou ponctuelle, le secrétariat externalisé assure la continuité de votre activité à tout moment. Car en pratique, vous n’allez pas rater aucune opportunité professionnelle importante. Votre secrétaire à distance prendra en charge la fonction d’accueil téléphonique et la gestion votre planning de travail. Le plus important est que vous n’aurez aucun engagement dans le temps. La relève de votre assistante de bureau sera d’une manière temporaire, à votre demande et dès que vous en avez besoin. Justement, cette flexibilité vous conviendra parfaitement lorsque vous êtes en sous-effectif, notamment en période de Noël. Donc, il suffit de transférer simplement votre ligne téléphonique à une société de permanence. Ainsi, vous serez informés de toutes les sollicitations urgentes et vous pouvez suivre le flux de vos rendez-vous à distance.
Comment ça marche ?
La délégation de votre standard téléphonique vous permet de profiter pleinement de vos congés. Et ce, tout en assurant l’accessibilité à votre ligne pendant vos heures d’ouverture ou au-delà de votre horaire classique. Votre prestataire externe vous envoie à fur et à mesure les demandes prioritaires par e-mail ou SMS. De même, vous aurez une vision globale sur votre planning de travail de n’importe quel endroit grâce à l’agenda partagé en ligne. Donc, vous n’aurez plus besoin d’être présent sur place dans votre bureau. Il suffit d’avoir une connexion Internet pour suivre librement toutes les modifications faites par votre secrétaire à distance. Celle-ci notera les messages de vos interlocuteurs et vous les transmettra selon leur degré d’urgence. Elle suivra également vos consignes pour leur apporter des réponses conformes à vos habitudes de travail. Ainsi, l’externalisation vous donne la garantie de travailler avec une personne professionnelle et totalement disponible.
Bonne organisation de votre agenda professionnel :
La permanence téléphonique est une solution qui ne comprend pas uniquement la bonne réception d’appels. Elle intègre également la gestion du calendrier professionnel à travers un agenda partagé en ligne. Cela permet à votre secrétaire à distance de mieux organiser votre planning selon vos instructions. Et avec les fonctionnalités optionnelles de cet outil, vous pouvez mieux communiquer en lui envoyant des messages qu’elle reçoit en temps réel. Cela est très pratique pour l’informer de certains changements d’horaire ou lorsque vous voulez reporter certains RDV. Et ce, sans avoir besoin de l’appeler par téléphone. De son côté, votre télésecrétaire ne va pas vous déranger pendant vos moments de repos pour avoir votre avis sur une demande d’urgence. Grâce à l’agenda en ligne, vous lui envoyez toutes vos consignes à travers la messagerie interne. La seule condition pour jouir de ces avantages est d’avoir une connexion Internet !
Une solution économique en fonction de vos besoins temporaires :
Les professionnels qui optent pour la permanence téléphonique ponctuelle ont l’avantage de bénéficier de formules spéciales pour leurs demandes spécifiques. En effet, la sous-traitance du secrétariat peut être pour quelques heures, jours ou semaines. Suite à cela, ils payent une facturation adaptée selon les services dont ils ont réellement profité. Cela signifie que seulement les appels traités sont facturés. En outre, il existe de nombreux services optionnels à choisir. Cela inclut la confirmation des RDV par e-mail et SMS. De même, la possibilité d’élargir les horaires de prise d’appels au-delà des heures d’ouverture. Le plus intéressant est qu’il n’y aura pas de charges salariales liées aux prestations de la secrétaire à distance. Idem pour les équipements bureautiques et informatiques. C’est l’entreprise d’accueil téléphonique qui s’en charge en fonction des besoins temporaires. Voilà donc une alternative économique pour couvrir vos appels pendant les congés tout en maîtrisant votre budget.