Plus important qu’il vous paraît, l’accueil téléphonique est souvent moins soigné, surtout dans les petites et moyennes entreprises. Cette fonction qui demande une formation dédiée, des compétences relationnelles et un savoir-faire professionnel demeure le point faible de plusieurs enseignes. Pour cela, l’externalisation de la réception d’appels tend à devenir la règle depuis quelques années. Justement, « 80 % des entreprises françaises sous-traitent leur accueil, soit près du double en 2007 ». Et ce, afin de bénéficier d’une prise en charge personnalisée de leurs appels et optimiser leur relation clients. Mais, ce n’est pas tout, car il s’agit d’une alternative plus économique que le recrutement en interne. Alors, faisons le point sur les véritables économies que vous pouvez réaliser en déléguant votre standard à un prestataire externe.
Réduisez le coût de traitement de vos appels entrants :
Quel que soit votre secteur d’activité, le secrétariat peut être une charge financière lourde, notamment pour les PME et professionnels libéraux. Par exemple, un médecin généraliste ou spécialiste qui exerce en libéral ne peut pas travailler en solo. La présence d’une assistante interne est un élément essentiel dans la gestion optimale de son cabinet. Cependant, le coût d’embauche d’une secrétaire compétente et bien formée n’a jamais été négligeable. De même, en ce qui concerne les charges sociales et les éventuels frais liés aux arrêts de maladie, absences et congés. Il faut donc opter pour une alternative qui réduit le coût de traitement de vos appels tout en gardant la bonne qualité de votre accueil. La solution du télésecrétariat à distance paraît être une alternative très intéressante qui vous apporte des avantages financiers considérables.
Des tarifs sur-mesure qui dépendent de 3 facteurs :
La fonction de prise d’appels et de gestion d’agenda est assurée par une entreprise spécialisée en permanence téléphonique. Celle-ci traite d’une manière personnalisée les demandes de vos clients, note leurs messages et vous transmet les appels prioritaires. Et ce, en mettant à votre disposition une télésecrétaire qui se spécialise dans votre secteur d’activité (juridique, médicale, commerciales, etc.). En effet, les prestations et les tarifs varient en fonction des besoins. En pratique, vous ne payez que ce dont vous avez bénéficié. Les prix dépendent alors des heures de la permanence et des services associés ou optionnels. Il ne s’agit pas donc d’un salaire fixe que vous allez payer en fin du mois comme pour votre standardiste interne. C’est plutôt une facture calculée en fonction de trois principaux éléments.
Le volume d’appels :
En externalisant votre secrétariat téléphonique, vous allez uniquement vous acquitter des appels décrochés et traités à distance. Les tarifs vont alors varier en fonction du flux à gérer pendant le mois. Ainsi, les petites et moyennes entreprises ne payent pas la même facture que les grands organismes. Donc, si vous êtes capables d’anticiper le volume d’appels que vous recevez généralement au sein de votre standard, vous calculez vous-même votre facture. Pour cela, nous vous conseillons vivement de vérifier auprès de votre prestataire externe le surcoût des services optionnels. Ceux-ci s’ajoutent également au prix des appels décrochés.
Les services optionnels choisis :
C’est à vous de personnaliser la formule d’accueil téléphonique externalisé dont vous allez bénéficier. Car en plus de la fonction de prise d’appels, votre secrétaire externe peut s’occuper de vos messages, des transferts et du traitement des urgences. Elle gère également votre agenda de RDV à distance. Et si vous souhaitez, elle envoie des messages de rappel et de confirmation aux clients concernés. Elle peut aussi vous transmettre des notifications en temps réel pour vous faire part des éventuels changements dans votre planning. N’oublions pas que vous pouvez opter pour la permanence 24 h/24 et 7j/7, y compris les jours fériés, week-ends et congés.
Le niveau de qualité souhaité :
Externaliser votre secrétariat est très intéressant, mais pour quel niveau de qualité ? La garantie d’efficacité et de professionnalisme est également un facteur de distinction lors du choix de votre prestataire externe. Pour cela, les modes de facturation peuvent également dépendre de la politique qualité de l’entreprise de permanence téléphonique. Car celle qui vous propose le prix le moins cher n’est pas obligatoirement celle qui vous assure la meilleure qualité. L’idéal est de choisir le standard externalisé le plus satisfaisant au niveau du rapport entre volume d’appels, options souhaitées et qualité requise.
Le standard externalisé, une solution économique !
Comme susmentionné, le télésercétariat externe vous libère de certaines charges financières qui empêchent la bonne gestion de votre budget. Cela inclut les coûts liés au recrutement d’un personnel dédié, sa formation, son encadrement, et sa supervision. Car en pratique, il ne suffit pas d’embaucher une standardiste et de lui accorder le rôle d’accueil et d’information de vos clients. Les compétences de celles-ci présentent un élément essentiel pour soigner votre image de marque et fidéliser votre clientèle. Ensuite, vous vous éviterez également l’achat des équipements téléphoniques et informatiques nécessaires pour votre secrétaire. C’est justement votre prestataire externe qui s’en occupe. Et ce, tout en mettant à votre disposition des outils innovants qui vous facilitent la vie professionnelle. Nous parlons notamment de l’agenda collaboratif en ligne avec ses multiples avantages. Ainsi, vous aurez l’assurance d’avoir un secrétariat professionnel et efficace qui répond aux attentes de vos clients les plus exigeants.