Gestion des rendez-vous, les quatre raisons de l’externalisation

La prise de rendez-vous est une fonction curciale dans plusieurs activités professionnelles. Nous parlons notamment des entreprises, sociétés d’assurance, cabinets de médecins, avocats, agences immobilières et bien d’autres. Or, pour réussir cette tâche, il faut avoir un excellent sens d’organisation. Et ce, afin syncroniser des RDV par rapport à l’agenda, la disponibilité et le planning du travail. Cela n’est pas toujours facile pour une secrétaire qui doit gérer d’autres charges administratives en même temps. Pour cela, la solution idéale est dans l’externalisation de cette tâche à une télésecrétaire à distance. Bien formée sur les techniques de réception d’appels, elle saura vous faire gagner en temps et en réactivité. Découvrons ensemble les quatre bonnes raisons de l’externalisation de la gestion de votre agenda à des professionnels expérimentés.

Concentrez-vous sur votre business…

Déléguer votre tâche de prise de rendez-vous à une entreprise spécialisée vous permet de traiter toutes les demandes en temps réel. De même, elle apporte une vraie valeur ajoutée à votre activité qui va se baser sur la satisfaction de vos clients. En réception d’appels, établir des rendez-vous de qualité augmente l’efficacité de vos services. Mais aussi, de votre relation avec les clients qui seront satisfaits d’être accueillis d’une manière professionnelle et organisée. Une télésecrétaire bien formée gère bien votre agenda et vous transmet immédiatement les rendez-vous importants. Elle se charge aussi de la fonction de rappel par e-mail ou par sms qui demande largement de temps pour la traiter.

En effet, la gestion externe de toutes ces charges vous donne plus de disponibilité afin de vous concentrer au cœur de votre métier. Ne pensez plus au stress que vous pouvez avoir au téléphone et référez cette fonction aux professionnels de l’accueil téléphonique !

Traitement efficace de toutes les demandes :

Bien gérer les prises de rendez-vous c’est répondre à toutes les demandes de clients. Aucun appel téléphonique ne doit vous échapper ou rester sans réponse personnalisée. Pour cela, en externalisant cette fonction à une secrétaire externalisée, vous vous assurez de la disponibilité de vos services. Ensuite, vous garantissez des réponses en temps réel aux demandes de votre clientèle à l’autre bout du fil. Ce résultat est souvent difficile à atteindre lorsque vous chargez votre secrétaire de la prise de rendez-vous en parallèle avec d’autres tâches administratives. De plus, il faut s’assurer de la disponibilité des clients afin de mettre à jour vos agendas selon les confirmations de rendez-vous établis. Cela permet de conquérir des clients potentiels et de booster votre productivité.

Gain de temps précieux :

Comme susmentionnée, la prise de rendez-vous est une tâche très importante dans la gestion des plannings d’une société. En ce sens, rater un RDV c’est perdre un client potentiel et l’orienter vers la concurrence. Pour cela, il faut s’organiser de manière à trouver le temps nécessaire pour gérer efficacement ce service. Un objectif qui n’est pas toujours réalisable sans l’externalisation à une entreprise spécialisée dans la prise de rendez-vous. Grâce à elle, vous allez bénéficier de services personnalisés sur un horaire de travail plus large, même le soir et pendant les week-ends. De plus, vous n’allez pas investir dans le matériel et le personnel qui va prendre en charge cette fonction. Voilà donc un autre gain financier sur les charges salariales et sociales dont vous allez également bénéficier. Vous allez gagner en temps et en argent en externalisant la gestion de votre prise de rendez-vous à des professionnels expérimentés.

Des réponses personnalisées et professionnelles :

Avoir une télésecrétaire bien formée au bout de votre téléphone, c’est l’assurance d’une réponse plus efficace aux demandes de votre clientèle. Celle-là a l’avantage de posséder toutes les bonnes pratiques pour avoir un échange professionnel avec vos clients. Aussi, pour écouter leurs besoins et répondre à toutes leurs questions. De plus, le succès de la tâche de prise de rendez-vous repose également sur la bonne attitude et le comportement verbal et paraverbal de votre télésecrétaire. Ces qualités ne s’acquièrent pas du jour au lendemain. Pour cela, vous devez compter sur des professionnels ayant la formation et l’expérience requises pour maîtriser les techniques d’entretien téléphonique. Plus sereine, calme et rassurante, votre télésecrétaire est capable de garder le ton convivial pour bien recevoir votre clientèle. Cela ajoute de la valeur à votre relation client et vous permet de le satisfaire et fidéliser à long terme.