L’accueil téléphonique est souvent attribué à une secrétaire dédiée qui le prend en charge en parallèle de ses autres tâches administratives. Mais, puisque ceci a son impact direct sur la relation clients, les professionnels optent pour des solutions plus intelligentes. Plus qu’une simple tendance, il s’agit d’un choix stratégique pour l’optimisation de la qualité du standard et des prestations. Il faut désormais choisir d’externalisation téléphonique afin de travailler d’une manière plus efficace et plus organisée. Les avantages de cette alternative sont nombreux ainsi que les bénéfices de temps et d’ordre financier. C’est justement ce que vous devez découvrir avec nous pour jouir d’un meilleur secrétariat téléphonique !
Dans quels cas l’externalisation de votre standard devient une nécessité ?
Vous ne trouvez pas de solutions pratiques pour booster la qualité de votre prise d’appels ? Vos clients se plaignent de la surcharge de votre ligne téléphonique et l’indisponibilité de votre secrétaire ? Bien évidemment, il n’existe pas de recette miracle pour réussir votre accueil téléphonique. Mais, il y a des cas où l’externalisation devient une véritable nécessité pour mettre fin à vos problèmes de débordement. Offrez-vous l’opportunité de vous concentrer sur le cœur de votre métier et déchargez votre secrétaire pour qu’elle vous assiste plus efficacement. La prise des commandes, la livraison des devis, l’accueil physique des clients et la réponse à leurs demandes… Ceci n’est pas toujours faisable sans nuire à la qualité de votre standard. Car, cette tâche demande autant de disponibilité et de savoir-faire pour pouvoir répondre rapidement à tous les appels de clients.
Stop aux surcharges téléphoniques !
Toujours débordée, votre secrétaire ne trouve pas le temps nécessaire pour accomplir toutes ses fonctions avec professionnalisme et courtoisie… Pensez donc à ajouter de l’efficacité dans la réponse aux appels téléphonique de vos clients. Ces derniers ne doivent pas trop attendre en sonnerie d’attente ou en pré-décroché. Sinon, ils peuvent facilement raccrocher et aller chercher des prestations meilleures chez vos concurrents. De même, votre ligne toujours occupée et pas joignable donne une mauvaise image sur l’importance que vous accordez à vos appelants. Pour cela, nous vous conseillons vivement de compter sur une société d’externalisation du standard qui prend 100 % en charge cette mission. Ainsi, vous aurez la garantie d’une joignabilité permanente, sur des plages horaires personnalisées et plus étendues.
Quels sont les critères de choix de votre prestataire ?
Externaliser votre secrétariat téléphonique, bien sûr que oui ! Mais à n’importe qui, ça c’est non… Le bon choix de votre prestataire de services fait partie de la qualité du résultat que vous souhaitez obtenir. Donc, lorsqu’il s’agit du premier contact avec votre clientèle et de l’image que vous voulez leur transmettre sur votre entreprise, la vigilance est de mise. Faites alors le choix d’un prestataire expérimenté ayant le savoir-faire requis dans l’art de l’accueil téléphonique. Ainsi, vous serez rassuré de travailler avec une secrétaire à distance bien formée sur la prise d’appels selon le type de votre activité. De même, vous pouvez travailler en toute transparence en termes de tarification et de sécurité de données.
La mise à disposition d’un agenda partagé adapté est aussi un élément de distinction. Car, vous ne devez pas avoir l’obligation de changer votre calendrier favori. Ainsi, le logiciel que l’on vous propose doit être compatible avec votre agenda habituel (Google Agenda, CalDAV, Thunderbird, Outlook, iCal, Doctolib, etc.).
Des avantages à prendre en considération :
Quelle que soit la taille de votre entreprise, opter pour l’externalisation téléphonique devient un véritable choix stratégique. Avec l’assurance d’une meilleure image de marque et d’une relation clients plus optimale, vous développez certainement votre chiffre d’affaires. Distinguez-vous de la concurrence par un accueil téléphonique qui vous ressemble. Bien évidemment, vous n’aurez aucune obligation de modifier votre numéro de téléphone ou votre stratégie de travail. En effet, les instructions que vous transmettez à votre secrétaire virtuelle l’aideront beaucoup dans sa mission. Guidée pas vos consignes, elle saura mieux organiser votre planning de rendez-vous et faciliter votre vie professionnelle. De plus, vous aurez le libre choix d’avoir un accueil téléphonique à temps partiel ou à temps complet. Selon vos besoins et les attentes de vos appelants, vous pouvez même choisir la permanence 24 h/24. Et ce, pendant une période limitée ou durant toute l’année.
Une solution souple et économique :
Savez-vous que le suivi des opérations faites par votre secrétaire à distance est beaucoup plus facile que vous ne le croyez ? Justement, l’accès sécurisé à votre agenda partagé en ligne vous permet de savoir en temps réel le rythme des RDV dans la journée. Vous n‘aurez plus besoin d’interrompre votre réunion ou déjeuner d’affaires afin de demander une information à votre assistance. Il suffit de consulter votre agenda à travers votre Smartphone, de n’importe quel endroit où vous trouvez. De plus, la fonction innovante de messagerie interne vous permet de communiquer plus facilement à distance. Vous pouvez donc transmettre à votre secrétaire des informations et des consignes qu’elle consulte instantanément.
Plus que flexible, l’externalisation téléphonique est une solution économique. Elle vous permet d’éviter les charges salariales et sociales liées au recrutement d’une assistance dans votre société. C’est en fin de chaque mois que vous payez une facture calculée à la tâche selon des tarifs que vous connaissez à l’avance. Profitez-en !