Miser sur la qualité de votre accueil téléphonique optimise la satisfaction de vos patients en tant que centre d’imagerie médicale. Pour cela, compter seulement sur les compétences de votre secrétaire interne ne suffit pas pour répondre à tous les appels. Les professionnels de la santé ont plutôt tendance à faire appel à un call center spécialisé dans la gestion du débordement et de l’agenda. L’externalisation du secrétariat devient alors une parfaite alternative pour mieux organiser votre travail et augmenter le nombre de vos RDV. Bien plus qu’un simple standard, cela vous assure un traitement personnalisé de vos appels entrants. Vous aurez ainsi l’assurance que vos patients seront accueillis par téléphone même lorsque vos portes sont fermées. À découvrir en détails…
Simplifiez l’optimisation de votre permanence :
Les centres de radiologie et d’imagerie médicale reçoivent un grand nombre d’appels téléphoniques chaque jour. Pour cela, les patients se plaignent souvent de la surcharge des lignes et de la non-disponibilité de la secrétaire. Cela entraîne de longues mises en attentes pour qu’ils arrivent à trouver des réponses à leurs demandes. Voilà pourquoi l’externalisation de l’accueil téléphonique devient une nécessité dans le domaine médical. Recourir à une entreprise qui prend totalement en charge la gestion du standard et du calendrier des RDV assure des résultats plus performants. Nous parlons notamment de la satisfaction des patients et de l’augmentation du chiffre d’affaires. De plus, le professionnel de la santé a le libre choix de déléguer sa permanence à plein temps ou pendant les périodes de pic d’activité. Cette solution est tellement personnalisable qu’elle s’adapte à toutes les stratégies de travail, dans toutes les spécialités médicales.
Un call center médical, c’est quoi ?
Les spécialistes en accueil téléphonique sont des prestataires de services qui facilitent votre secrétariat et optimisent sa qualité. La gestion de votre agenda de RDV partagé en ligne se fait d’une manière plus professionnelle et plus organisée. Et ce, par la mise à disposition de secrétaires localisées à distances qui savent respecter vos consignes et s’adapter à vos habitudes de travail. Elles sont ponctuelles, aimables et totalement disponibles pour la réception des appels entrants et le traitement des demandes. Au-delà des prises de rendez-vous, elles notent les messages et vous transmettent les patients prioritaires ainsi que les urgences. De plus, votre accès sécurisé au calendrier médical vous assure un suivi quotidien de toutes les actions effectuées. Et ce, sans devoir être présent dans le centre d’imagerie. Il suffit d’avoir un Smartphone connecté pour tout contrôler à distance.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L’externalisation de votre standard peut être plus simple que vous ne le croyez. En effet, vous n’êtes pas obligé de changer votre numéro de téléphone ou les coordonnées de votre carte de visite. Vos patients fidèles continueront à vous appeler sur le même numéro pour prendre des RDV ou avoir des informations sur votre centre. Ils seront toujours accueillis par une télésecrétaire qui les informe sur vos horaires d’ouverture, honoraires, date de remise des résultats, etc. Il suffit de transférer simplement vos appels vers le secrétariat médical à distance. Ainsi, vous bénéficiez du traitement des demandes de vos patients même lorsque votre secrétaire interne est absente ou assez débordée. De même, pendant les congés annuels, les jours fériés et les week-ends. Cela entraîne non seulement la satisfaction de vos patients, mais aussi, le développement de votre activité et de votre chiffre d’affaires !
La solution est dans l’agenda partagé :
Utiliser un agenda Web qui s’adapte avec votre spécialité médicale simplifie beaucoup la fonction de prise de RDV. Compatible avec mobile et PC, elle vous donne plus de liberté de gestion, car vous ne serez plus obligé d’être sur ordinateur. De n’importe quel endroit, vous pouvez communiquer parfaitement avec votre secrétaire virtuelle et lui transmettre vos consignes. De même, l’accessibilité de votre agenda pour vos patients en ligne va créer de la différence par rapport à vos concurrents. En effet, lorsque vous avez un RDV annulé à la dernière minute, cette disponibilité s’affiche automatiquement sur votre calendrier partagé. Cela permet à un nouveau patient de la sélectionner et ajoute de l’efficacité à la gestion de votre planning de la journée. Voilà un excellent moyen pour combler les absences et avoir un nombre plus important de patients.
Finalement, un agenda médical partagé assure une meilleure synchronisation entre votre secrétaire à distance et votre équipe interne. Outre leur accès sécurisé, celles-ci peuvent communiquer en temps réel grâce à la fonction de messagerie interne.