Vous êtes professionnel de la santé et vous ne trouvez pas le temps pour bien gérer votre télésecrétariat en parallèle de votre activité médicale ? Vous voulez optimiser la qualité de votre accueil téléphonique et relation avec vos patients ? Pensez vite à déléguer toutes les tâches de votre secrétaire à une société réellement spécialisée dans le télésecrétariat à distance. Ajoutez de la valeur à l’image de votre cabinet et gagnez en notoriété grâce à des prestations sur mesure. Vous n’allez plus investir dans le matériel et le personnel dédiés à cette fonction. Fixez votre stratégie de travail et laissez agir les professionnels de la permanence téléphonique !
Est-il avantageux d’embaucher ?
L’accueil téléphonique dans le domaine de la santé est l’une des principales prestations que doit assurer un praticien à ses patients. Médecins généralistes et spécialistes, chirurgiens, dentistes ou kinésithérapeutes s’intéressent beaucoup à optimiser la qualité de leur secrétariat médicale. Il y a ceux qui embouchent une secrétaire qui gère en même temps la prise d’appels, l’agenda des rendez-vous, l’accueil physique des patients et biens d’autres tâches. Or, cette solution ne paraît pas être la meilleure. Elle demande d’importantes charges salariales et sociales alors que les services ne sont pas toujours efficaces. Et ce, parce que la secrétaire ne maîtrise pas autant les techniques de la permanence téléphonique. Elle ne trouve pas le temps nécessaire pour gérer toutes ces fonctions en parallèle. Le résultat, un flux d’appels sans réponse et des patients accueillis par une secrétaire toujours débordée. C’est une vraie perte de temps et d’argent pour le praticien.
La solution est dans le télésecrétariat externalisé…
Ce qui fascine vraiment les praticiens du domaine de la santé est l’organisation que pourrait ajouter l’externalisation à leur stratégie de travail. Déléguer l’accueil téléphonique désencombre autant le cabinet. Le médecin ne sera plus pris par la gestion d’appels et n’aura pas besoin d’ajouter un autre bureau pour la secrétaire. Le tout se passe à distance avec une grande qualité de services. Les patients bénéficient d’un accueil sur mesure et de réponses personnalisées sur leurs demandes. Tous les rendez-vous sont gérés sur un même agenda en synchronisation parfaite avec les plannings du praticien. Bien évidemment, celui-ci aura plus le temps pour pratiquer son métier sans stress ni charges administratives.
Qu’est-ce qu’une télésecrétaire médicale ?
C’est la personne qui assure le meilleur fonctionnement d’un cabinet médical. Fini le temps passé à gérer les flux d’appels pour des prises de rendez-vous et la demande d’informations. Une télésecrétaire bien formée travaille à distance pendant un horaire choisi par le médecin. Elle s’occupe de la permanence téléphonique, l’accueil des patients par téléphone et la synchronisation des RDV avec les disponibilités du praticien. Cela permet à ce dernier de minimiser ses charges administratives et de s’occuper de son activité médicale. De plus, cela l’aide à optimiser la gestion des prestations dédiées à la patientèle et augmenter la rentabilité du cabinet.
Comment choisir votre télésecrétaire médicale ?
Afin d’accomplir toutes les fonctions susmentionnées, une télésecrétaire doit être une personne dynamique et bien accueillante. Elle doit être dotée d’une grande capacité d’organisation afin de s’identifier aux exigences du praticien et répondre aux besoins des patients. Avoir un excellent sens du relationnel est également important afin de bâtir des relations durables de confiance avec eux. Or, le plus important est d’avoir la formation requise dans la prise d’appels permettant de bien accueillir les patients au téléphone. Travaillant dans un secteur très délicat, une connaissance minimale des termes techniques est requise pour éviter les erreurs d’une mauvaise compréhension. C’est alors la personne à laquelle un professionnel de santé peut confier son gagne-pain. Car elle reflète la première image de qualité de son cabinet médical.
Pourquoi recourir à l’externalisation ?
Les services du télésecrétariat médical coûtent moins cher que l’embauche d’un personnel pour accomplir cette même fonction. Ensuite, il n’y a pas de matériel à acheter pour la prise d’appels ou la gestion des rendez-vous. C’est l’entreprise qui se charge du secrétariat externalisé qui doit tout fournir à ses propres frais. Le praticien ne paye pas de salaires, mais un coût forfaitaire pour les opérations téléphoniques effectuées. Voilà donc un double gain d’argent. C’est aussi, l’assurance d’une disponibilité en permanence sur une plage horaire plus importante que celle à pratiquer dans le cabinet. Une télé secrétaire peut justement travailler pendant les heures du déjeuner, les déplacements pour les visites à domicile ou pour des interventions d’urgence. Ainsi, il y a toujours une secrétaire disponible pour accueillir les patients avec professionnalisme garanti, même les week-ends.