Dans une entreprise, la qualité du standard téléphonique a son impact direct sur la relation client et l’image de l’activité. De même dans un cabinet juridique, médical ou chez un artisan ou travailleur indépendant. C’est l’une des principales raisons pour laquelle il faut bien choisir votre standardiste. Elle sera votre premier point de contact avec vos interlocuteurs. C’est celle qui accueille leurs appels, découvre leurs besoins et répond à leurs attentes. Or, il est parfois difficile de trouver une secrétaire bien organisée pour toutes ces tâches ou de lui apporter la formation nécessaire. Pour cela, il est vivement conseillé de se lancer dans l’externalisation qui vous permettra de booster la qualité de votre accueil téléphonique. Voici donc nos astuces pratiques qui vont certainement vous aider à réussir le choix de votre standardiste externalisée.
Miser sur l’efficacité des services :
Le premier point fort que vous devez trouver chez votre secrétaire à distance est la disponibilité totale pour la fonction de prise d’appels. Avant de vous engager dans l’externalisation de votre standard, interrogez-vous d’abord sur les avantages de cette décision. En effet, cela vous permettra de travailler avec une secrétaire virtuelle qui prendra 100 % en charge votre réception téléphonique. Vous aurez ainsi l’assurance d’avoir une personne toujours disponible au bout du fil pour répondre convenablement au téléphone. De plus, c’est vous qui allez choisir les heures de votre standard. Vous pouvez donc élargir vos plages horaires selon vos besoins. Optez par exemple pour la permanence téléphonique en dehors des heures de travail classiques. Déléguez votre astreinte afin d’améliorer les services de votre personnel interne qui sera uniquement chargé d’intervenir si nécessaire. Grâce à ces options, vous optimisez l’efficacité de votre standard et apporter totale satisfaction à vos clients.
Choisir le bon prestataire :
L’externalisation de votre accueil téléphonique vous permettra certainement de trouver des solutions pratiques à vos problèmes de débordement. De même, pour la gestion des appels en cas d’absence de votre secrétaire interne et la continuité des services en dehors des heures de travail. Toutefois, afin d’être rassuré de bénéficier réellement de tous ces avantages, il faut d’abord faire le bon choix de votre prestataire de services. Nous parlons concrètement de l’entreprise spécialisée dans la gestion du standard externalisé. Bien nombreuses, vous devez uniquement choisir celle qui se différencie par les compétences et l’expérience de ses télésecrétaires à distance.
Votre standardiste fait la différence !
Compter sur une standardiste bien formée sur l’art de l’accueil téléphonique vous permettra de vous distinguer de la concurrence. Maîtrisant les techniques de réception d’appels, elle saura suivre un protocole bien organisé pour répondre aux demandes de vos appelants. Ceux-ci seront agréablement surpris par le fait d’être accueillis par une secrétaire dynamique qui s’intéresse vraiment au traitement de leurs besoins. Pas de lignes surchargées, d’appels non décrochés, de réponses froides et de traitement arbitraire des demandes. Vous améliorez ainsi votre relation client et votre service après-vente d’une manière intelligente et professionnelle.
Faire le suivi des actions réalisées :
Professionnels de tous les domaines, sachez que l’externalisation de votre standard ne vous empêche pas de contrôler les actions de votre télésecrétaire. Bien évidemment, vous pouvez faire le suivi régulier des services effectué à distance pendant le mois, la semaine ou le jour. Cela inclut le nombre des appels reçus, les prises de RDV, les appels émis, les messages, les transferts, etc. Cette clarté dans la traçabilité des opérations faites au sein de votre standard téléphonique vous permettra d’obtenir une idée globale sur le rythme du travail. Car en pratique, il n’est pas toujours facile d’avoir une vue d’ensemble sur l’évolution de votre activité pendant toute une semaine ou tout un mois.
En outre, cela optimise votre communication avec votre secrétaire qui peut recevoir vos remarques et vos consignes au jour le jour. Et ce, grâce à l’accès sécurisé à votre agenda partagé en ligne. Cet outil innovant inclut des fonctionnalités modernes qui vous facilitent énormément la vie professionnelle.
Opter pour la flexibilité de l’engagement :
La plupart de sociétés d’externalisation de standard propose leurs services avec une grande flexibilité par rapport aux besoins du client. Elle lui permet, par exemple, de choisir les plages horaires de sa permanence téléphonique. Et ce, pendant les fermetures, jours fériés, déplacements, congés, et même pendant la nuit. Elle peut également travailler selon un horaire limité afin de gérer un débordement téléphonique occasionnel ou temporaire. Cela va dépendre de la nature même de l’activité professionnelle et du flux d’appels à gérer au quotidien. Le plus intéressant dans tout cela est que cette collaboration n’est pas soumise à aucun engagement dans la durée. Cela signifie qu’il est possible de mettre fin à l’externalisation à tout moment. Pour cela, assurez-vous de la flexibilité de l’offre de votre prestataire de services avant de lui confier votre standard téléphonique.