Dans certaines activités, le téléphone est un canal de contact important pour faire passer et suivre les commandes. Nous parlons notamment des sites E-commerces, des sociétés de téléachat et de shopping via catalogue. L’accueil téléphonique dans ces professions est une monnaie courante pour le développement du business et la satisfaction des clients. Pour cela, penser à l’externalisation devient une stratégie efficace pour faciliter la tâche de prise des commandes. Justement, avoir une secrétaire à distance qui s’engage uniquement pour cette fonction améliore sa qualité. Courtoise et dynamique, elle travaille selon vos consignes et accompagne vos clients dans leur parcours d’achat. En fait, la prise de commandes ne nécessite pas uniquement un téléphone, mais, une secrétaire qui maîtrise l’art de répondre aux appels des clients !
Accueil téléphonique et prise de commandes :
En général, les clients appellent afin de se renseigner sur certains produits en termes de prix, caractéristiques et disponibilité dans les stocks. Ensuite, ils passent leurs commandes et rappellent pour le suivi de leur demande jusqu’à la livraison. Le tout se passe par le téléphone qui présente un élément indispensable dans ce parcours d’achat. Pour cela, il faut compter sur une télé conseillère bien formée sur le métier de réception d’appels afin de bien accueillir les appelants. Elle s’occupe de les guider durant leur appel et les orienter vers les produits appropriés en fonction de leurs besoins et des disponibilités. Alors, pour garantir la satisfaction de vos clients, il faut absolument fournir à votre conseillère la formation nécessaire sur les détails de vos produits. Or, elle doit également avoir le savoir-faire pour décrypter les différentes attentes et apporter des réponses rapides et efficaces.
Externaliser, c’est mieux gérer vos commandes…
Entre la réception des appels, le suivi des livraisons, la prise de commandes et la gestion des devis, votre conseillère est souvent débordée. Elle ne peut pas trouver le temps nécessaire pour accomplir toutes ces tâches sans nuire à la qualité de votre accueil téléphonique. Toutefois, les acheteurs qui appellent doivent trouver un interlocuteur bien accueillant et toujours disponible pour répondre à leurs besoins. Alors, si vous souhaitez optimiser la qualité de votre prise d’appels et mieux gérer vos commandes par téléphone, pensez à l’externalisation. Le principe est simple… il suffit de transférer cette tâche à un centre spécialisé dans la réception d’appels. Il sélectionnera pour vous la télé conseillère virtuelle appropriée selon votre domaine d’activité. Celle-ci prendra entièrement en charge l’accompagnement de vos clients dans leurs projets d’achat. Ainsi, vous permettez à votre équipe de marketing de se concentrer davantage sur la préparation des commandes selon les délais prévus.
Les avantages d’une réception téléphonique externalisée :
Les acheteurs qui préfèrent le téléphone pour faire passer et suivre leurs commandes ont besoin d’être le mieux accompagné pendant ces étapes. Alors, en externalisant votre accueil téléphonique, vous aurez l’assurance de travailler avec une télé conseillère virtuelle aimable et bien expérimentée. Elle saura gérer vos appels simultanés avec courtoisie et professionnalisme. De plus, elle couvrira toutes les demandes sans interruption pendant les week-ends, les jours fériés et les heures de saturation. Ainsi, elle sera toujours disponible pour répondre aux appels entrants, quelle que soit l’heure ou le produit désiré. Il suffit de lui transmettre toutes les informations requises sur l’état des stocks, les délais de livraisons, les conditions de paiement et de retour. Guidée par ces instructions, elle saura mieux gérer vos commandes et développer votre chiffre d’affaires.
Pour améliorer l’expérience de vos clients :
Offrir à vos clients l’opportunité de jouir d’une meilleure expérience d’achat passe d’abord par la qualité de l’accueil téléphonique. Savoir rassurer vos appelants en les encourageant à finaliser leurs commandes est le travail de votre conseillère à distance. C’est votre premier point de contact avec eux et le reflet de l’image de marque de votre entreprise. Pour cela, elle doit assurer un décroché rapide à votre nom et éviter les longues mises en attentes. Elle doit également bien identifier les besoins des clients pour y répondre convenablement. Consciente de l’importance du téléphone dans la satisfaction de ces derniers, elle saura établir une relation de confiance et de proximité avec eux. Cela participe à optimiser la qualité du parcours d’achat et à fidéliser un nombre important d’acheteurs.