Entreprises et agences immobilières, chasseurs de biens et réseaux de mandataires, vous êtes tous les jours contraints de répondre aux appels téléphoniques. Même si vous êtes des hommes de terrain, le téléphone facilite la prise de RDV et le contact avec vos clients potentiels. Ensuite, dès que vous soyez en bureau, vous devez rappeler les personnes que vous n’avez pas pu répondre dans l’immédiat. Tout cela, en parallèle de vos déplacements pour les visites et les rencontres avec les vendeurs et les acheteurs de biens immobiliers. Alors, pour améliorer la gestion de votre activité et vous concentrer sur vos négociations, il faut penser à des solutions plus intelligentes et modernes. Choisir d’externaliser votre accueil téléphonique vous décharge de la tâche des prises d’appels et facilite le travail de vos commerciaux sur terrain.
Une assistance immobilière à distance :
L’accueil téléphonique est une fonction souvent attribuée à une assistante interne qui répond aux appels des clients. Elle découvre leurs besoins et leur donne des rendez-vous pour obtenir un mandat de vente, de recherche, de bail ou de gestion locative. Toutefois, votre métier requiert un standard téléphonique efficace et de qualité. Votre secrétaire doit avoir la formation nécessaire pour décrocher le téléphone de la manière la plus appropriée. Elle doit savoir répondre à toutes les attentes et organiser votre calendrier de RDV selon vos disponibilités. De plus, il faut qu’elle maîtrise la gestion des appels simultanés afin d’éviter les débordements téléphoniques. En particulier, pendant les périodes de pic d’activité. Mais, il n’est pas toujours facile de se distinguer des autres agences immobilières par un accueil professionnel. Pour cela, une assistante à distance spécialement formée sur le secrétariat téléphonique dans votre secteur vous rend des prestations plus optimales.
Un gain de temps précieux :
Entre les visites, les états de lieux et les remises de clés, un professionnel immobilier ne trouve pas le temps nécessaire pour répondre au téléphone. Toutefois, un appel raté signifie une demande non traitée et une affaire gâchée. Alors, pour garantir une réponse instantanée à tous les coups de fils, penser à l’externalisation de votre standard devient une exigence professionnelle. Votre secrétaire virtuelle saura traiter plus rapidement tous les appels entrants et vous informe des urgences en temps réel. Elle rappelle les rendez-vous aux clients concernés afin de vous éviter les visites non honorées et les annulations imprévues. Ainsi, vous ne risquez plus de vous déplacer en vain et de perdre votre temps pour rien. Entièrement disponible pour le secrétariat téléphonique, votre assistante externalisée apportera des réponses immédiates à toutes les demandes. Elle aidera ainsi vos commerciaux qui se concentreront davantage au cœur de leur activité : la vente immobilière.
Prenez soin de votre relation clients !
Votre secrétaire est le premier point de contact avec vos clients. Elle reflète l’image de marque de votre agence ou réseau de mandataires immobiliers. Pour cela, il faut bien choisir votre standardiste afin de booster la qualité de votre relation avec les propriétaires et futurs acquéreurs de biens. Ces derniers ont souvent l’habitude d’être accueillis par des personnes débordées qui n’ont pas le sens du relationnel. Cependant, il faut plutôt compter sur une secrétaire aimable, dynamique et courtoise pour la prise d’appels et de messages. Elle ajoutera de l’organisation à la gestion de votre calendrier partagé et mettra à jour la liste de vos contacts par des informations valides et correctes.
Elle notera les données sur les biens immobiliers. Ensuite, elle vous les transmettra en temps réel afin de vous faciliter la prise de contact pour conquérir des affaires en amont du marché. Vos clients seront ainsi satisfaits par la qualité des services que vous leur proposez, ce qui optimise la notoriété de votre activité.
Un gain financier non négligeable :
Des clients satisfaits, c’est l’assurance d’un chiffre d’affaires plus important, notamment dans le métier d’expert immobilier. Or, comme susmentionné, satisfaire votre clientèle passe d’abord par un accueil téléphonique personnalisé et bien adapté à leurs demandes. Pour cela, à travers l’externalisation de votre standard, vous allez augmenter le nombre de vos RDV qualifiés. Cela vous permettra de développer votre portefeuille clients et de réaliser de véritables gains financiers. Par ailleurs, le secrétariat externalisé assure en elle-même des économies sur le coût du matériel dédié au standard téléphonique. En pratique, c’est votre prestataire de services qui prendra tout en charge. Ensuite, il vous transmettra en fin de chaque mois une facture calculée à la tâche en fonction des prises d’appels réellement effectuées.
De cette manière, vous économisez sur le salaire que vous devez payer à votre secrétaire interne. Voilà donc une alternative économique, en particulier, si vous souhaitez minimiser vos charges sociales et salariales. Elle vous permet aussi d’optimiser la qualité de votre réception d’appels.