Afin d’améliorer leur efficacité, les entreprises cherchent toujours des leviers de compétence et de performance. Parmi ceux-ci, la bonne gestion d’agenda qui a une importance capitale dans l’organisation du travail et l’optimisation de la relation clients. Autrement, les conséquences seront considérables, surtout sur le plan financier. Car pour évaluer le succès d’une société, il faut d’abord vérifier les compétences de sa secrétaire dans la gestion de son planning au quotidien. Le respect des créneaux disponibles, la bonne répartition des RDV et le traitement efficace des demandes en urgence sont des notions clés. Sinon, la négligence de ces facteurs ne passe pas sans effets négatifs. Pour cela, nous vous invitons à découvrir comment une mauvaise gestion du planning pourra-t-elle impacter votre activité.
Les 5 erreurs en gestion d’agenda :
Réussir la gestion de votre agenda est indispensable pour le succès de votre entreprise, le contraire aura des conséquences néfastes et immédiates. En général, vous accordez cette tâche à votre secrétaire interne. Celle-ci doit prendre en charge la synchronisation de vos rendez-vous, réunions, contacts avec les partenaires ou fournisseurs, séminaires et congés selon vos habitudes de travail. Pour cela, elle doit avoir le grand sens de l’organisation afin de pouvoir vous faciliter la vie professionnelle. Si vous souhaitez recruter une assistante, nous vous conseillons de choisir une personne bien formée qui saura gérer efficacement votre planning. Guidée par vos instructions et consignes, elle va répondre aux attentes de vos clients tout en respectant vos disponibilités. Le manque de compétences et de savoir-faire de celle-ci entraîne l’insatisfaction de votre clientèle. Or ceci, sera directement reflété sur votre notoriété et donc votre productivité et chiffre d’affaires.
Ce que vous devez concrètement éviter :
En confiant la gestion de votre agenda à sa secrétaire, vous souhaitez certainement bénéficier de la meilleure efficacité de cette fonction. Toutefois, certaines erreurs peuvent nuire facilement à la qualité du résultat que vous ciblez.
- Rester fidèle à l’agenda papier individuel qui est devenu obsolète et peu pratique. Il existe par contre des moyens plus modernes et efficaces : le calendrier partagé en ligne.
- Avoir une vision limitée sur l’agenda au jour le jour. Il vaut mieux de paramétrer l’agenda sur la semaine, cela permet de visualiser les créneaux clés.
- Perdre votre temps à appeler une par une les personnes de la même entreprise pour assister à des réunions, déjeuners d’affaires et colloques. Choisissez plutôt un créneau pendant lequel elles sont toutes disponibles. Ainsi, vous évitez à chaque membre de l’équipe d’avoir deux rendez-vous en même temps ou de ne pas être informé de l’évènement.
- Ne pas laisser de place pour les imprévus et les demandes urgentes de dernière minute. L’idéal est de répartir votre planning à l’avance de manière à réserver pour chaque tâche un créneau horaire bien précis.
- Négliger les instructions et consignes du chef d’entreprise. Vous devez plutôt organiser votre agenda en fonction de ses préférences et attentes (lui faciliter la vie professionnelle en premier lieu).
Pourquoi perdez-vous vos clients potentiels ?
Votre secrétaire donne des RDV que vous ne pouvez pas honorer ou que vous traitez avec un décalage horaire important ? Vos clients se plaignent souvent de votre manque de ponctualité et de sérieux dans le respect de vos engagements ? Sachez que vous avez un grand problème de gestion d’agenda et que vous risquez de perdre un grand nombre de vos clients. Justement, dans un marché assez concurrentiel comme le vôtre, l’insatisfaction de ces derniers donne de la faveur à vos concurrents. Comme vous le savez, un client satisfait parlera de vous à 3 personnes, un client insatisfait en parlera à 10 ! Or, cela a un impact direct sur votre notoriété et vos gains financiers. Donc, si vous ne voulez pas que votre clientèle parte à la concurrence, suivez nos conseils.
Utilisez un calendrier en ligne :
Plus besoin d’un cahier où vous notez un RDV, puis vous l’annulez avec un coup de stylo, ceci n’est plus pratique… Avec un agenda en ligne, vous avez une solution intuitive qui vous simplifie la gestion de votre planning au quotidien. Accessible là où vous vous déplacez, elle facilite l’accès à votre programme du jour de n’importe quel endroit. Vous n’aurez donc plus besoin d’appeler votre secrétaire pour savoir à quand le prochain rendez-vous. De plus, pour le fait que cet outil soit compatible mobile, vous ne serez plus obligé d’être dans votre bureau ou sur ordinateur. Ainsi, vous n’allez plus manquer vos réunions, ni arriver en retard. Car attention, une mauvaise organisation coûte de l’argent.
En outre, l’utilisation d’un calendrier partagé améliore la qualité et la rapidité de transmission des informations. Que cela soit entre votre secrétaire et vous ou entre votre secrétaire et le personnel de la société. Aussi, il est temps de profiter des multiples fonctionnalités innovantes qui vous permettent d’envoyer des messages/notifications rapides et instantanés. Fini les imprévus de moyens de communication classique.