Médecins généralistes ou spécialistes, avocats, chefs d’entreprises, artisans, votre travail ne peut pas passer sans appels téléphoniques ? La réception des demandes par téléphone pèse beaucoup sur votre planning et vous empêche de vous concentrer sur votre métier ? Justement, pour vous occuper de cette fonction chronophage, il faut que vous consacriez une part importante de votre horaire. Or, cela impacte votre disponibilité et vous fera perdre en temps précieux que vous devez utiliser dans l’exercice de votre activité. Donc, quelles solutions devrez-vous prévoir afin de mieux gérer votre réception d’appels tout en évitant de nuire à la qualité de vos services ?
Un planning surchargé au quotidien :
Entre accueil physique des clients, prise de commandes, réponses aux attentes et réception d’appels, une journée de travail est pleinement surchargée. Dans un cabinet médical comme dans une société, la plupart de RDV passe par le téléphone. De même, pour les demandes de renseignements, l’assistance technique, les services d’après-vente, l’accompagnement dans le parcours d’achat… Toutes ces fonctions sont longues et nécessitent de passer des heures au téléphone pour pouvoir découvrir tous les besoins et y répondre convenablement. D’où, le rôle très important du secrétariat téléphonique sans lequel un professionnel ne trouvera jamais le temps pour travailler. Selon une étude faite par l’URPS en juillet 2014, « les médecins généralistes décrochent leur téléphone 15 fois pour une durée moyenne de 2 minutes, 12 secondes ». Or, cela impacte directement la qualité des consultations et créé des conditions de travail très stressantes. Pour cela, une secrétaire médicale est indispensable dans ce domaine.
Ce que vous ajoute une secrétaire téléphonique :
En déléguant votre prise d’appels à une réceptionniste courtoise, aimable et bien formée pour ce métier, vous minimisez bien vos charges. Nous parlons notamment de la fonction d’accueil téléphonique qui domine votre planning quotidien. Désormais, votre secrétaire prend entièrement en charge les tâches liées au télésecrétariat. Elle répond aux appels de vos clients/patients, note leurs messages, traite leurs demandes et vous passe les communications prioritaires. Mais comme susmentionné, il n’est pas toujours facile d’accomplir toutes ces missions avec professionnalisme. Une bonne secrétaire est celle qui sait décrocher le téléphone sans faire trop attendre vos interlocuteurs. Elle doit être rassurante et empathique afin d’absorber le stress et parfois la colère de ces derniers. Ensuite, il faut qu’elle respecte vos consignes et directives à la lettre pour contribuer efficacement à l’organisation de votre bureau ou cabinet.
Des solutions modernes et efficaces :
De nos jours, les professionnels de tous les domaines utilisent les technologies modernes. Ils communiquent avec leur clientèle ou ptientèle par e-mail et leur envoient des SMS de rappels et de confirmation de RDV. Or, pour s’ouvrir de plus en plus à des solutions dans l’air du temps, nous vous conseillons d’externaliser votre secrétariat. Contrairement à une assistante interne, avoir une secrétaire à distance vous facilite encore plus la vie professionnelle. Fini le calvaire de consacrer une partie de votre plage horaire à la réception des appels. Votre secrétaire au bureau ou cabinet trouvera le temps nécessaire pour accueillir physiquement vos clients/patients et pour vous assister. Par contre, votre secrétariat à distance s’occupe de la gestion du flux d’appels et de l’agenda des RDV. Ainsi, cette répartition des tâches téléphoniques et administratives optimise la qualité de vos services et améliore la satisfaction de vos clients.
La solution est dans la permanence téléphonique externalisée…
Vous souhaitez vous débarrasser de toutes les fonctions du standard téléphonique dans votre entreprise ou cabinet médical/juridique ? Pensez à collaborer avec une société de permanence téléphonique externalisée. De cette manière, vous minimisez l’encombrement dans vos locaux, car la gestion de votre secrétariat sera effectuée à distance. Plus besoin d’investir dans le matériel requis pour cette fonction, ni dans le salaire d’une standardiste interne. Avec un partenaire sérieux et compétent, vous allez uniquement payer le coût des appels que vous recevez réellement. Et ce, sans aucun engagement dans la durée. Vous pouvez déléguer votre prise d’appels pendant vos absences, périodes de fermeture, heures de pic d’activité, congés, etc. Le plus important est que vous allez vous décharger de vos tâches administratives afin de vous consacrer au mieux à votre profession.