Exerçant en tant que professionnel juridique, vous faites face à plusieurs sollicitations journalières par téléphone. Des clients vous appellent au quotidien pour se renseigner sur vos horaires d’ouverture, honoraires, documents à fournir pour les dossiers de plaidoirie, etc. Et vous devez être toujours présent au bout du fil pour recevoir rapidement leurs appels. Vous devez répondre à leurs demandes et garder votre calme en toute circonstance… Or, ceci est un véritable parcours de combattant ! Pour cela, la plupart d’avocats qui exercent en libéral optent pour le secrétariat téléphonique afin d’assurer leur prise d’appels. Mais, si vous voulez simplifier davantage votre vie professionnelle et répondre aux exigences de vos clients, choisissez le télésecrétariat externalisé.
Traitement rapide des appels téléphoniques :
Dans le domaine juridique, une secrétaire interne doit assurer la gestion de plusieurs services en même temps. Elle prépare les dossiers et les documents nécessaires, répond aux requêtes des clients concernant le suivi des instances en cours, assiste au tribunal… Or, cela ne peut pas passer sans nuire à la qualité de la réception d’appels qui présente le premier point de contact avec les clients. Ces derniers se plaignent souvent de la non-disponibilité d’un interlocuteur aimable en appelant les cabinets d’avocats. Ils se trouvent obligés à faire face à de longue mise en attente à chaque fois qu’ils veulent joindre la ligne téléphonique d’un professionnel juridique ! Mais bien au contraire, si vous souhaitez ajouter de la valeur à votre activité, vous devez d’abord répondre rapidement aux demandes de votre clientèle. Leur fournir un décroché rapide et des réponses personnalisées améliorent leur satisfaction et optimise votre relation avec eux.
Une télésecrétaire externe, votre garantie de joignabilité :
Bien souvent, après avoir recruté une assistante en interne, l’avocat lui confie la gestion de sa ligne téléphonique et d’autres tâches administratives. Ensuite, il conclut finalement que cette fonction occupe beaucoup de temps du planning quotidien du cabinet. Sinon, sa secrétaire étant souvent débordée par l’accueil physique des clients et par son assistance n’arrive pas à couvrir tous les appels. Cela impacte directement la relation avec les interlocuteurs qui, au lieu de se sentir les bienvenus, font face à des réponses froides et pressées. Alors, pour finir avec ces problèmes de débordement, collaborez avec une télésecrétaire externe entièrement disponible pour recevoir vos appels entrants. Fini le stress et les mauvais retours provoqués par l’insatisfaction de votre clientèle. Offrez-leur un interlocuteur expert dans votre domaine qui les accueille aimablement et courtoisement à votre nom.
Des réponses personnalisées à toutes les attentes !
Lorsque vous choisissez une société spécialisée dans le secrétariat juridique externalisé, vous serez rassuré d’avoir une télésecrétaire chevronnée. Elle possède la formation et l’expérience requises pour répondre convenablement au téléphone. Et ce, sans jamais altérer vos habitudes de travail ni le mode de fonctionnement de votre cabinet juridique. Guidée par vos consignes, elle saura se conformer à vos instructions pour gérer les rendez-vous et traiter les urgences. Car en pratique, le métier d’une secrétaire externe est de faciliter votre travail tout en répondant aux diverses attentes des clients. Ces derniers seront beaucoup plus satisfaits par sa présence au bout du fil pour écouter attentivement leurs demandes et les traiter rapidement. Elle saura donc accomplir son rôle d’accueil et d’information dans une atmosphère de confiance et de professionnalisme.
Entre prise de messages, gestion des RDV et renseignements sur l’évolution des procès, elle organise son planning de la manière la plus optimale. Ceci n’aura pas seulement son impact positif sur vos clients. Mais aussi, sur la notoriété et le sérieux de votre cabinet.
Quelles compétences indispensables pour une secrétaire ?
Tout le monde ne peut pas réussir dans le métier d’une télésecrétaire juridique, le saviez-vous ? Alors si vous souhaitez fidéliser vos clients les plus exigeants, accordez de l’importance au choix de votre assistance. Car tout simplement, vous devez travailler avec une personne réellement faite pour cette profession. Formation, expérience et savoir-faire sont des caractéristiques basiques auxquelles s’ajoutent d’autres points forts qui l’aident à accomplir son travail. Voilà donc les principales compétences que vous devez trouver chez votre secrétaire téléphonique à distance :
- La connaissance de votre domaine, de vos habitudes de travail et de la terminologie juridique.
- La rapidité et la flexibilité dans la réception et le traitement des demandes.
- L’écoute active et l’empathie pendant la découverte des besoins réels de chaque interlocuteur.
- Le bon sens du relationnel et de l’organisation.
- La disponibilité, le dynamisme et l’amabilité dans la réception des appels entrants.
- La courtoisie et le professionnalisme dans la gestion des clients en colère et des sollicitations de dernière minute.
- Le grand souci de la perfection et la qualité. En particulier, pendant les situations de stress et les heures de pic d’activité.