L’utilisation du téléphone dans votre métier est une étape incontournable pour la prise de RDV, de commandes, de messages ou autres ? Sachez que cette tâche chronophage sature votre ligne téléphonique et occupe une part importante du planning de votre personnel. Quoique très importante pour le déroulement et l’organisation de votre travail, elle pourra facilement se transformer en véritable cauchemar. Car afin de la réussir, votre standardiste pourra nuire à la qualité de ses autres fonctions administratives. Pour cela, nous vous conseillons vivement de déléguer la réception de vos appels à des professionnels totalement disponibles pour l’effectuer. Justement, l’externalisation de votre secrétariat téléphonique est un choix intelligent, pratique et efficace.
Pour une meilleure gestion d’appels !
Entreprises de toute taille, artisans, médecins et avocats, il est essentiel d’avoir un excellent accueil téléphonique. Cela vous permet d’élargir le portefeuille de votre clientèle ou patientèle et contribue à donner une image positive de votre activité. Or, il suffit de négliger cette fonction pour un petit moment pour que cela impacte négativement votre relation clients. Ceci est naturel pendant les heures de pic, les appels simultanés et les débordements. En pratique, la bonne gestion des appels nécessite du temps, des équipements, des moyens financiers et du personnel qualifié. Et même avec la possibilité d’embaucher une secrétaire interne, le professionnalisme en réception d’appels est de mise. En parallèle de toutes les tâches d’accueil et d’information, celle-ci doit savoir gérer l’agenda, envoyer des SMS de confirmation et accompagner les clients. Voilà pourquoi faire le choix de l’externalisation met fin à tous vos problèmes de mauvaise gestion et organisation du travail.
Standard téléphonique facilement joignable :
La non-disponibilité de la ligne téléphonique est la bête noire des professionnels de tous les domaines. Les clients se plaignent souvent des longues mises en attente et du débordement de la secrétaire qui prend du temps pour leur répondre. Ces derniers ne doivent pas s’ennuyer en appelant pour prendre un RDV ou une information utile. Car comme nous le savons tous, perdre un appel, c’est gâcher l’opportunité de gagner et fidéliser un nouveau client. En revanche, l’externalisation de votre réception téléphonique augmente vos chances de répondre à toutes les demandes. Elle optimise la disponibilité de votre ligne afin que vos clients et patients puissent facilement vous joindre. Alors, si vous souhaitez fournir un secrétariat fiable et disponible, pensez à le déléguer à une équipe externe qui le prend 100 % en charge. Vos interlocuteurs apprécieront beaucoup le fait d’être accueillis en permanence, même en dehors de vos heurs ouvrables.
Libre choix des horaires de la permanence :
En délégant votre accueil téléphonique à une entreprise spécialisés, vous aurez la possibilité d’élargir vos horaires de réception d’appels. Ceci est simple, car vous pouvez choisir une plage horaire plus importante que vos horaires de travail classique. Vous pouvez par exemple répondre à vos interlocuteurs en permanence 24 h/h et 7 j/7. De même, vous pouvez engager votre secrétaire à distance pendant les jours fériés, les vacances d’été, le congé annuel, etc. Guidée par vos instructions et consignes, celle-ci saura fournir à vos clients une réponse personnalisée pendant votre absence. Et si vous voulez, vous pouvez collaborer avec une société de permanence externalisée uniquement pendant les périodes de pic. Pour cela, vous aurez la liberté de choisir un secrétariat à temps partiel ou dans des heures précises de la journée. Cette flexibilité dans les offres des prestataires de services rend cette alternative adaptable avec tous les types de métiers.
Boostez la qualité de votre astreinte téléphonique !
Dans certaines sociétés, avoir un personnel d’astreinte est un critère important pour le déroulement de l’activité et la satisfaction des clients. Cependant, ce dernier n’est pas toujours bien formé pour répondre convenablement au téléphone et écouter attentivement les demandes. Car en vérité, cette tâche est un métier à part entière. Elle requiert un savoir-faire et un sens du relationnel particulier pour pouvoir gérer les sollicitations et juger de l’urgence des interventions. L’idéal dans ce cas est de décharger votre personnel d’astreinte de la fonction d’accueil téléphonique en dehors des heures de travail habituelles. Vos techniciens se concentrent ainsi sur les déplacements et sur les interventions techniques et opérationnelles. Par ailleurs, vous offrez ainsi à vos interlocuteurs des prises d’appels plus aimables, professionnelles et surtout rapides. Ayant pour unique rôle la gestion de votre astreinte téléphonique, votre secrétaire externalisée saura alléger la saturation de votre ligne.