Vous êtes souvent en RDV et vous ne voulez pas être dérangé par votre téléphone qui sonne à tout instant ? Vous quittez régulièrement votre agence pour les visites sur place et vous perdez pas mal d’appels ? Ceci est le quotidien de tous les professionnels de l’immobilier dont l’accueil téléphonique pèse beaucoup sur leur planning surchargé… Pour cela, ils préfèrent compter sur une secrétaire interne. Or, celle-ci est parfois indisponible pour répondre à toutes les sollicitations en parallèle de l’accueil physique des clients. Prise par la mise en place des annonces, des contrats, la facturation, l’organisation de l’agenda et la gestion du courrier, elle néglige la réception des appels. Pour cela, la qualité du secrétariat téléphonique est souvent le maillon faible des agences immobilières. L’externaliser devient une réponse idéale au problème de non-disponibilité et d’inefficacité dans le traitement de vos appels entrants.
Se libérer du téléphone pour gagner en temps précieux !
Déléguer votre réception d’appels aux spécialistes de l’accueil téléphonique va vous libérer d’une fonction lourde et ennuyeuse. Étant indispensable dans votre secteur d’activité, le téléphone peut rapidement se transformer en véritable frustration. Car en pratique, il n’y a pas de plus ennuyeux que le fait d’être interrompu en pleine visite ou pendant vos rendez-vous avec les clients. Cela perturbe le rythme de votre journée de travail et vous oblige à répondre d’une manière inappropriée.
Cependant, la qualité de votre premier contact avec vos interlocuteurs peut décider de la nature de votre relation avec eux. Pour cela, les obliger à de longues attentes ou ne pas répondre à leurs appels donne une mauvaise image sur votre agence. Ensuite, cela va directement impacter votre notoriété et votre portefeuille client. Comment pouvez-vous alors vous libérer du téléphone afin de vous concentrer uniquement sur votre métier ?
Votre standard externalisé vers le professionnel dédié :
En choisissant de transférer votre ligne à une entreprise de permanence téléphonique, vous aurez l’assurance de travailler avec des professionnels. Votre prestataire de services mettra à votre disposition une secrétaire externe bien formée sur le métier de l’accueil téléphonique. Entièrement disponible pour cette fonction, elle saura couvrir tous vos appels. Qu’il s’agisse d’un besoin ponctuel ou régulier, elle assure votre relais téléphonique pendant les absences, déplacements et fermetures. Il suffit donc d’activer ou de désactiver le transfert d’appels vers la permanence. De plus, c’est à vous de choisir la plage horaire que vous souhaitez réserver à la réception d’appels.
Guidée par vos consignes, votre télésecrétaire est capable de filtrer vos contacts et de faire barrage aux appelants indésirables. De même, elle vous transmettra les demandes prioritaires pour les traiter rapidement et sans retard. Justement, c’est cette efficacité dans la réponse aux attentes des clients qui renforcera davantage leur satisfaction.
Optimisez la gestion de votre planning à distance :
Comme votre assistante de bureau, la secrétaire à distance prendra entièrement en charge l’organisation de votre agenda. Bien entendu, un planning sans faille vous permet d’honorer tous vos RDV dans les meilleures conditions. Optimisez-vous donc la vie professionnelle avec des solutions digitales qui facilitent la gestion de vos visites des biens. Nous parlons notamment de l’agenda partagé en ligne qui remplace efficacement votre calendrier papier. Accessible par Internet, vous pouvez le consulter de n’importe quel endroit sans avoir l’obligation d’être présent dans votre bureau. Votre agenda collaboratif est également compatible avec votre Smartphone ou tablette. Donc, vous n’aurez plus besoin d’appeler votre assistante pour savoir à quand le prochain RDV.
De même, celle-ci vous informe à travers des notifications instantanées en cas d’éventuels changements dans le planning. Elle peut envoyer des SMS de rappel des RDV aux clients concernés. Or, cette option intégrée dans votre agenda vous aide à éviter les oublis et les annulations de dernière minute.
Votre ligne téléphonique disponible en continu :
Les agents immobiliers qui externalisent leur accueil téléphonique ont l’avantage de choisir librement les horaires de leur permanence. Ainsi, le service du secrétariat externe s’adapte avec les heures d’ouverture de l’agence. Que cela soit sur quelques heures, une partie de la journée ou 24 h/24, la télésecrétaire accueille sans interruption les appels de vos clients. Elle découvre leurs attentes, note leurs messages et leur donne des RDV en fonction des créneaux disponibles. Cela signifie que vous êtes libre d’activer le transfert de votre ligne téléphonique uniquement pendant les heures de pic. Sinon, vous optez pour la permanence tout au long de la journée et même en dehors de votre horaire de travail classique. Une solution qui vous permet de traiter rapidement tous vos appels et qui permet à vos clients de vous joindre à tout moment.