Les praticiens du secteur médical ont beaucoup tendance à ne plus travailler avec les techniques traditionnelles et de moderniser la gestion de leur cabinet. Pour cela, ils optent pour l’externalisation de leur secrétariat téléphonique à un prestataire spécialisée en accueil téléphonique à distance. Avoir une télésecrétaire médicale bien formée permet aux médecins une organisation plus optimale de leur agenda de rendez-vous. Cela leur évite l’encombrement dans la salle d’attente et surtout les RDV manqués sans annulation par les patients. Grâce à un agenda partagé en ligne, le praticien est capable de tout contrôler et suivre avec une synchronisation parfaite avec sa télésecrétaire.
Un agenda médical, c’est quoi ?
Le télésecrétariat externalisé existe afin de faciliter le quotidien des médecins et professionnels de la santé. En délégant leur prise d’appels à une secrétaire à distance, ces derniers bénéficient de plusieurs avantages. Nous parlons notamment du gain de temps, d’argent et d’efficacité dans l’accueil des patients. Cette solution moderne et simple consiste à référer tous les appels téléphoniques à une secrétaire externe en charge du cabinet médical. Parmi les tâches qu’elle pourra effectuer en parallèle la gestion des rendez-vous sur un agenda partagé en ligne. Cela signifie que le médecin consulte via son espace personnel afin de s’informer en temps réel sur les actions faites par sa secrétaire et ses patients.
Comment cela fonctionne-t-il ?
En pratique, un agenda médical en ligne permet d’effectuer les fonctions suivantes :
- La prise de rendez-vous dans le cabinet selon l’horaire de travail indiqué par le médecin généraliste ou spécialiste. La télésecrétaire prend aussi en compte les périodes des consultations, visites à domicile ou dans les milieux hospitaliers.
- La modification et le report des RDV en cas de besoin, y compris le motif de l’action.
- L’annulation d’une consultation sous demande du praticien ou du patient.
- La mise en place de toutes les informations relatives au patient comme son nom et prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone et e-mail. Ces données sont très utiles en cas d’urgence, de retard et pour confirmation des RDV.
- La visualisation des disponibilités du médecin pour une synchronisation parfaite avec les demandes des patients.
Les avantages d’avoir un agenda médical en ligne :
Cette alternative à l’usage traditionnel d’un agenda papier est conçue pour améliorer le confort des praticiens et de leurs patients. En pratique, il s’agit d’un véritable atout pour éviter le temps perdu par le médecin dans la prise d’appels et de rendez-vous. Ainsi, il sera entièrement disponible pendant les consultations. Cet agenda est accessible en permanence pour la secrétaire à distance qui travaille pendant une plage horaire personnalisée par le praticien. De plus, il est très facile à gérer et ajoute de l’organisation au cabinet médical. Grâce aux rappels par SMS, il est possible de minimiser au maximum le nombre de rendez-vous oubliés. À cela s’ajoute la sécurité des informations à caractère personnel.
Côté tarifs, il assure une maîtrise parfaite du budget relatif aux charges salariales et sociales liées à la secrétaire. La gestion de l’agenda partagé fait partie des prestations proposées par les services de permanence téléphonique dédiés aux professionnels de la santé.
Simple, économique, facile à utiliser !
L’agenda médical en ligne est vivement conseillé aux professionnels médicaux qui ont choisi d’externaliser leur secrétariat téléphonique. Elle ne facilite pas seulement la collaboration entre le médecin et sa secrétaire, mais aussi entre celle-ci et les patients. C’est un outil personnalisable selon la méthode de travail du praticien et sa spécialité. Il permet une mise à jour quotidienne et une visualisation plus rapide des disponibilités. Cela optimise le regroupement des rendez-vous et le filtrage des patients (1re visite, personnes âgées, contrôles, etc.). Toutes ces informations regroupées, la télésecrétaire peut fixer plus simplement les RDV et envoyer des rappels avant la visite dans le cabinet médical. Le résultat : une salle d’attente plus libre, un accueil téléphonique efficace et des coûts réduits.