La gestion de l’accueil téléphonique peut être externalisée, le saviez-vous ? Le télésecrétariat à distance permet aux entreprises, professionnels libéraux et artisans de déléguer leur prise d’appels à une société spécialisée. Une télésecrétaire bien formée prendra en charge toutes les tâches de permanence téléphonique d’une manière hautement professionnelle. Ensuite, elle communique en temps réel toutes les informations nécessaires au bénéficiaire. Cela permet à ce dernier un véritable gain de temps et d’efficacité dans la gestion de sa relation client. Pas besoin d’embaucher une secrétaire en cas de surcharge d’appels téléphoniques ou de prises de rendez-vous. La solution est dans l’externalisation !
La télésecrétaire, un collaborateur professionnel :
En externalisant votre réception d’appels et gestion d’agenda à une télésecrétaire à distance, vous êtes rassuré de travailler avec professionnalisme. Bien évidemment, les prestataires de ces services sont bien formés sur les techniques d’écoute et d’accueil téléphonique. Ils ajoutent de l’organisation à votre fonction de secrétariat et optimisent votre image de marque par rapport à vos concurrents. N’oublions pas qu’une télésecrétaire remplit une diversité de fonctions en même temps. Cela inclut la prise personnalisée des appels et des messages, la gestion des RDV, le transfert en ligne et le service après-vente.
Elle maîtrise l’utilisation des nouvelles technologies et d’Internet afin d’être en contact permanent avec le professionnel qui l’avait missionné. Cela ajoute de la valeur et de la notoriété à votre entreprise. Ensuite, vos clients potentiels seront bien satisfaits de la qualité d’accueil téléphonique que vous allez leur garantir.
Des avantages financiers et organisationnels importants !
Sociétés, PME, TPE, artisans et travailleurs indépendants, vous pouvez souhaiter autant de bénéfices du télésecrétariat externalisé. Cela se manifeste, tant sur le plan financier qu’organisationnel. En faisant le choix de déléguer votre secrétariat téléphonique, vous allez réaliser un gain économique important. L’entreprise avec laquelle vous allez collaborer facture ses prestations d’une manière beaucoup moins chère que le salaire d’une secrétaire classique. De plus, vous avez le libre choix de la formule, qu’elle soit à la carte, forfaitaire, à l’heure ou à la journée. Cela donne la possibilité aux entreprises qui viennent de démarrer leur activité professionnelle d’éviter un investissement important sur le personnel et le matériel requis. En contrepartie, elles véhiculent une image sérieuse sur la qualité de leur accueil téléphonique.
Des prestations complètes et personnalisées :
Chaque société spécialisée dans le secrétariat téléphonique à distance propose à ses clients divers niveaux de prestations. Les professionnels et entreprises peuvent alors choisir de travailler en permanence, en temps plein ou à mi-temps. Ils parviennent ainsi à gérer une surcharge temporaire d’appels entrants ou encore les flux d’appels récurrents et journaliser. Cela paraît très intéressant pour garantir une permanence téléphonique pendant les congés, heures du déjeuner, jours fériés et week-ends. Ces prestations personnalisées assurent une diversité de choix sur la stratégie de gestion des demandes de clients. En outre, cela permet d’organiser le travail de secrétariat dans l’entreprise, quel que soit le domaine d’activité professionnelle. Des réponses sur mesure sont également garanties aux clients qui appellent pour demander information, service, rendez-vous ou pour passer une commande.
Un gain de temps précieux :
L’externalisation du secrétariat téléphonique favorise un gain de temps aux professionnels qui peuvent rester concentrés au cœur de leur métier. Ils n’auront désormais aucune charge liée à la réception d’appels ou la gestion des agendas de rendez-vous. Tout leur temps de travail sera consacré à leur activité professionnelle et contact avec les clients et collaborateurs. Ils auront donc intérêt à déléguer l’ensemble de charges administratives dont ils n’ont pas nécessairement les compétences pour s’en occuper efficacement. N’oublions pas que les télésecrétaires à distance sont bien capables de gérer en parallèle plusieurs services d’une manière plus efficace. De plus, elles sont disponibles sur des plages d’horaire plus importantes que celles que vous pouvez exiger dans votre entreprise. Vous n’allez plus rater un seul appel entrant, même lorsque vous êtes absent ou en déplacement.