Et si votre secrétaire médicale décide de l’avenir de votre cabinet !

La profession d’une secrétaire médicale nécessite sans doute plusieurs compétences clés. Celle-ci doit faire preuve de confidentialité, de courtoisie et du sens de l’organisation afin de pouvoir accompagner le patient et assister convenablement le médecin. En effet, elle doit surtout se montrer rassurante et compréhensive tout en sachant gérer les urgences et les moments de stress. Mais finalement, ce n’est pas tout… Car une secrétaire médicale, outre les tâches susmentionnées, joue un rôle d’accueil et d’information qu’elle doit communiquer convenablement aux patients. Elle prend leurs appels et doit faire preuve de nombreuses qualités relationnelles et de connaissances médicaux et administratives. Pour cela, si vous voulez garantir l’avenir de votre cabinet médical, commencez par le bon recrutement de votre secrétaire.

L’interlocuteur privilégié de vos patients :

En tant que professionnel de la santé, qu’attendez-vous de votre secrétaire médicale ? Bien entendu, cette dernière est le premier point de liaison entre vos patients et votre cabinet. Elle doit assurer un accueil téléphonique professionnel, savoir organiser votre agenda et répondre aux attentes multiples des interlocuteurs. Patients, confrères, délégués médicaux vous appellent chaque jour pour plusieurs raisons (consultations, comptes rendus, visites à domiciles, ordonnances, certificats, etc.). C’est justement votre secrétaire qui doit les accueillir aimablement et rapidement afin de ne pas créer des saturations dans votre ligne téléphonique. Elle doit donc décrocher avant la 3e sonnerie et éviter les mises en attente simultanées qui font souvent ennuyer les appelants. Avec ses qualités d’écoute active, d’empathie et de courtoisie, elle doit savoir gérer toutes les demandes prioritaires ou moins urgentes. De plus, ce travail doit être fait dans le grand souci de qualité et de totale satisfaction des patients.

Votre garant de joignabilité assurée :

Le métier de la secrétaire c’est la prise en charge des besoins des patients et la réponse aux attentes de l’acteur de soins. Pour cela, elle doit minimiser au maximum les contraintes à joindre le médecin traitant. Car au final, la qualité du secrétariat téléphonique doit être optimale et identique à celle des soins assurés par le praticien. Elle reflète l’image positive que ce dernier veut donner sur son cabinet médical. Toutefois, parmi les grands problèmes de cette profession est la mauvaise gestion de la ligne téléphonique. Cela signifie la non-disponibilité d’une secrétaire toujours présente au bout du fil pour prendre les appels entrants. De même pour la non joignabilité due aux appels simultanées, notamment pendant les heures de pic : le lundi matin par exemple !

Enfin, tous ces problèmes seront bien comblés simplement si vous recrutez une secrétaire habile et bien formée sur son métier. Ayant toutes les qualités requises pour être assistante médicale, elle saura optimiser votre réception d’appels.

Que devez-vous faire, recruter ou déléguer ?

Une secrétaire polyvalente, réactive et efficace, voilà ce qu’il vous faut pour la bonne gestion de votre cabinet médical. Mais, pour recruter une assistante formée et bien expérimentée dans votre spécialité, il faut s’acquitter d’une charge salariale et sociale non négligeable. D’une part, le coût d’emploi d’une bonne secrétaire médicale est important. Savez-vous que « 31 % des médecins consacrent de 5 à 9 % de leurs recettes brutes à la rémunération des secrétaires ; 30 % de 10 à 14 % » ?*  De plus, il ne faut pas compter sur une personne mal formée ou qui n’est pas faite pour ce métier. Car ce qui compte vraiment, c’est d’ajouter de la qualité à l’organisation de votre cabinet grâce aux services qu’elle assure.

Deux facteurs sont alors très importants, le savoir-faire de celle-ci et les charges financières qui résultent de son embauche. Alors, si vous cherchez une solution plus économique, pensez au recrutement en externe. Ainsi, vous vous déchargez de tous les frais et charges susmentionnés

Les avantages du recrutement à distance :

Faire appel à une secrétaire téléphonique à distance est une alternative très intéressante. Vous aurez ainsi l’assurance de collaborer avec une personne qualifiée qui prend entièrement en charge votre permanence téléphonique. Elle sera disponible pour gérer votre agenda de RDV, noter les informations personnelles de vos patients et les assister. Contrairement à une assistante interne, une télésecrétaire externalisée peut recevoir vos appels sans interruption sur une plage horaire plus importante. Elle sera présente au bout du fil pendant votre pause déjeuner, déplacements pour les visites à domicile, séminaires et congés. Ainsi, vous évitez les problèmes d’absence et de ponctualité que vous pouvez rencontrer avec votre assistante interne.

Côté financier, la plupart des sociétés de secrétariat médical externalisé facturent leurs prestations à la tâche. Il n’y a pas de salaire fixe à payer en fin du mois. Mais, une facture proportionnelle au nombre d’appels décrochés et traités par votre secrétaire. En pratique, les médecins qui choisissent une télésecrétaire médicale à distance y consacrent moins de 5 % de leurs recettes brute **

 

*Source : Union Régionale des Professionnels de Santé (URPS) Médecins de Rhône-Alpes, Kynos /Année : 2014.

**Source : Union Régionale des Professions de Santé Rhône-Alpes. (U.R.P.S.) Lyon. FRA : Enquête.