Le tourisme médical connaît un succès énorme de nos jours. De plus en plus de patients internationaux optent pour des cliniques étrangères pour effectuer leurs soins dentaires ou esthétiques. Cependant, derrière cet essor se cache un véritable défi pour les professionnels du domaine : la gestion des appels téléphoniques multilingues. Entre la réception des demandes, la prise de rendez-vous et la mise en relation avec les docteurs spécialisés, la tâche n’est pas anodine !
Outre la disponibilité et l’écoute active, ces professionnels doivent maîtriser plusieurs langues pour offrir un accueil fluide. C’est pourquoi la permanence téléphonique externalisée s’impose comme une solution stratégique. Découvrez dans notre article comment le télésecrétariat médical permet d’alléger ces opérations chronophages avec rigueur et qualité.
Les contraintes du standard téléphonique en tourisme médical
Gérer des appels multilingues va au-delà des connaissances linguistiques. En effet, chaque demande représente une opportunité de créer une relation de confiance avec le client qui cherche conseil et assistance. Justement, les patients étrangers sont souvent hésitants sur le choix d’une clinique fiable pour la pose d’implants dentaires, de couronnes ou pour des interventions esthétiques. Pour cela, la clarté de l’information est un facteur clé pour les réassurer avant d’entamer leur séjour à l’étranger. Découvrez les principaux défis à relever par un acteur du tourisme médical :
- Barrières linguistiques et culturelles : dans un même pays, comme la Suisse, les patients parlent plusieurs langues et possèdent des habitudes différentes
- Décalage horaire entre la France et d’autres pays du monde, notamment Canada, les États-Unis et le Royaume-Uni
- Expertise dans le secrétariat médical pour une gestion efficace de l’agenda et des rendez-vous
- Formation en continu pour s’adapter aux évolutions et répondre correctement à des questions techniques
Négliger ces contraintes risque de nuire à l’image marque de votre entreprise de tourisme médical. De plus, l’absence d’une réponse rapide et claire peut vous faire perdre des patients potentiels.
Pourquoi choisir la permanence téléphonique externalisée ?
Vous êtes professionnel du tourisme médical et vous souhaitez gérer efficacement le flux d’appels multilingues ? Déléguer votre accueil téléphonique à une société spécialisée est une option économique et avantageuse :
- Télésecrétaires médicales multilingues
- Réponse rapide aux appels entrants et gestion des débordements
- Mise en relation efficace avec les cliniques et docteurs spécialisés
- Prise de rendez-vous pour les consultations à distance
- Transfert des appels aux partenaires adéquats selon vos consignes
- Solutions 100 % conformes aux besoins du patient
- Facturation personnalisée selon les tâches convenues
- Flexibilité horaire (plage élargie, même en dehors des heures ouvrables)
- Qualité d’accueil irréprochable
- Confidentialité des données personnelles des patients
Déléguer votre standard téléphonique aux experts vous aide à vous concentrer sur l’essentiel de votre métier, surtout le suivi des patients. Ceci est un choix stratégique pour une organisation optimale, un gain en temps et en taux de conversion.
Processus de la gestion des appels en tourisme médical
Sur la base de notre collaboration avec MyTripmed, une agence spécialisée dans la mise en contact entre les patients internationaux et les cliniques dentaires de renom, découvrez notre approche dans la gestion des flux d’appels multilingues. Voici les étapes clés de ce processus :
- Réception d’appel entrant avec bienveillance et identification des besoins précis du patient
- Écoute active et qualification de la demande : type de soins souhaités, urgence de la situation, budget, date visée pour le séjour médical
- Émission d’appels et mise en relation avec les cliniques et les docteurs spécialistes
- Prise de rendez-vous pour une consultation à distance et transmission d’un plan de traitement détaillé
- Accompagnement téléphonique pendant toute la période du traitement : réponses aux questions, coordination avec la clinique et assistance
- Suivi post-opératoire et fidélisation : vérification de la satisfaction, évaluation des avis et maintien d’un lien de confiance durable avec le patient
Grâce à cette démarche rigoureuse, le secrétariat médical joue un rôle primordial dans l’assurance d’une communication fluide et sans faille. Cela permet d’optimiser le parcours du patient et de répondre à ses exigences les plus pointues.
Comment externaliser votre permanence médicale ?
Pour réussir la gestion des appels téléphoniques multilingues en tourisme médical, vous devez tout d’abord choisir le bon partenaire. En effet, une société d’accueil téléphonique spécialisée et expérimentée vous garantit un service à la hauteur de vos attentes. N’hésitez pas à demander des références et à consulter les avis clients sur des plateformes de témoignage fiables. Un prestataire de confiance doit vous proposer une équipe experte et bien formée sur la manipulation des enjeux de votre secteur.
L’étape suivante consiste à identifier clairement vos besoins et à élaborer un cahier des charges précis. Fixer les éléments ci-dessous vous assure une collaboration transparente dès le départ :
- Types de services (réception d’appels, émission d’appels, prise de RDV, gestion d’agenda en ligne, suivi postopératoire)
- Langues les plus utilisées (courantes ou rares)
- Volume d’appels à traiter
- Horaires de disponibilité souhaités
- Nombre de télésecrétaires nécessaires
- Délais de réponse et ton d’accueil
Nos conseils d’experts !
Saviez-vous que de nombreuses sociétés de permanence téléphonique proposent à leurs clients une période d’essai ? Cette option vous permet d’évaluer la qualité des services et leur convenance à vos attentes et à celles de vos collaborateurs. En cas de besoin, vous pouvez ajouter des consignes ou ajuster votre cahier des charges pour optimiser les résultats.
N’hésitez pas également à signaler à votre partenaire les périodes de forte demande afin qu’il adapte ses prestations en conséquence. De même, une bonne communication entre votre équipe et celle du télésecrétariat est un levier stratégique pour réussir leur mission.
Par ailleurs, vous pouvez exiger un compte rendu périodique et détaillé sur le nombre des appels ratés et le taux de satisfaction des clients. Cela vous permet d’avoir une idée claire sur la progression du travail et le degré de son efficacité. Enfin, pour tout besoin de permanence médicale externalisée, faites confiance à nos experts chez Permalys. Contactez-nous dès aujourd’hui pour un devis gratuit et personnalisé. Avec nous, vous boostez la qualité de votre accueil téléphonique et vous fidélisez vos patients de partout dans le monde.