Dans plusieurs domaines d’activité, l’accueil téléphonique est une fonction non négligeable pour le déroulement et le développement de l’activité professionnelle. Cela concerne les médecins, avocats, agences et mandataires immobiliers, artisans, sociétés d’assurance, entreprises, etc. Maîtriser les techniques de réception d’appels et savoir gérer les demandes de clients sont des atouts de base pour bâtir une relation optimale avec eux. Cette tâche est souvent attribuée à la secrétaire qui doit avoir les compétences et la disponibilité requises pour la réussir. Sinon, la solution idéale est dans l’externalisation à des télésecrétaires réellement spécialisées. Cette nouvelle forme de travail apporte des avantages sur le plan financier, organisationnel et notamment sur la gestion du temps.
Définition de l’accueil téléphonique externalisé :
Cela vous concerne absolument si vous exercez un travail qui vous demande d’être appelé par téléphone par vos clients. Vous avez sans doute embauché un personnel responsable de la réception de vos appels entrants. Il doit répondre aux demandes des clients, gérer vos prises de rendez-vous et établir une bonne relation avec les clients potentiels. Mais votre secrétaire ne peut pas toute seule atteindre tous ces objectifs tout en s’occupant des autres charges administratives. Il s’agit d’un travail qui exige précision, techniques, dynamisme et sens du relationnel. Pour cela, externaliser cette fonction à des télésecrétaires bien formées s’avère très utile pour garantir une gestion professionnelle des appels entrants. De cette manière, vous allez déléguer votre accueil téléphonique à un personnel formé et trouver suffisamment le temps pour vous concentrer au cœur de votre activité.
Les atouts d’une société d’accueil téléphonique :
La réception d’appels est un métier à part entière. Elle doit être exercée uniquement par des professionnels formés. Pour cela, une secrétaire ne peut pas souvent tout gérer en parallèle. L’écoute des demandes de clients, la prise de rendez-vous, la gestion d’agenda, le rappel des RDV par e-mails et la réponse en temps réel à des communications multicanales, cela demande de l’organisation… Heureusement, il existe des sociétés réellement spécialisées dans l’accueil téléphonique. Elles vous proposent des équipes de télésecrétaires qualifiés capables d’optimiser la gestion de vos appels entrants, sans interruption. En effet, vous n’aurez aucun investissement matériel ou personnel à effectuer. C’est la société qui dispose de tout le matériel requis pour gérer votre standard téléphonique d’une manière efficace et organisée. De plus, elle vous offre un horaire de travail plus large que celui que vous pouvez imposer à votre secrétaire. Nous parlons justement de la permanence téléphonique.
Des avantages financiers importants !
Ce que pourra vous apporter l’externalisation de votre accueil téléphonique sur le plan financier n’est pas du tout négligeable. Bien évidemment, externaliser vaut mieux qu’embaucher une équipe professionnelle dans la réception d’appel. En général, les petites et moyennes entreprises ont des budgets restreints et des moyens financiers limités. Elles peuvent alors minimiser leurs charges salariales et sociales en recourant à une société d’accueil téléphonique. C’est une solution économique qui leur évite de payer des salaires supplémentaires pour la tâche du secrétariat. Ensuite, un devis détaillé de la société d’externalisation donne une idée préalable sur les tarifs afin d’éviter les surprises. Parlons maintenant des résultats… Collaborer avec des télésecrétaires qualifiées signifie un gain d’efficacité des services qui se traduit naturellement par plus de productivité. Cela aura également son effet sur l’augmentation du chiffre d’affaires.
Un gain de temps et de disponibilité :
Il n’y a plus de temps à consacrer dans la réception des appels entrants ni dans la gestion des rendez-vous. Vous allez désormais vous concentrer entièrement à votre activité professionnelle. Déléguez cette fonction à des télésecrétaires qui répondent parfaitement aux demandes de vos clients et vous assurent une excellente relation avec eux. N’oubliez pas que cette solution vous offre plus de flexibilité et de souplesse dans la gestion des horaires de travail. Bien évidemment, c’est à vous de choisir si votre télésecrétaire travaille à mi-temps ou à plein-temps selon votre activité. Sinon, vous pouvez choisir une amplitude horaire plus large, un service 7 J/7 par exemple ! Cela ajoute de la disponibilité à votre service client. La télésecrétaire est capable d’accueillir vos appels pendant les heures du déjeuner, congés, week-end, déplacements et réunions.